Ce informații sunt stocate în documentele medicale ale angajaților?
Conţinut
Fișierul medical al angajaților este depozitul pentru tot ceea ce are legătură cu sănătatea, beneficiile pentru sănătate, concediul de sănătate al angajaților și selecțiile și acoperirea beneficiilor pentru angajat. Angajatorul păstrează separat un dosar medical pentru fiecare angajat. Conținutul acestor fișiere nu este niciodată amestecat cu niciun alt fișier de angajați, cum ar fi fișierul de personal.
Întrucât dosarul medical conține informații confidențiale și confidențiale, acesta trebuie să se afle într-o locație sigură, blocată, inaccesibilă. Arhiva arhiva care găzduiește fișierele medicale ale angajaților ar trebui de asemenea blocată, iar personalul de resurse umane ar trebui să aibă singurele chei. Accesul la dosarele medicale ale angajaților este restricționat doar personalului de resurse umane.
Legea privind portabilitatea și responsabilitatea privind asigurările de sănătate din 1996 (HIPAA) impune angajatorilor să protejeze documentele medicale ale angajaților ca fiind confidențiale; fișele medicale ar trebui să fie păstrate separat și în afară de alte documente de afaceri. Nu depozitați niciodată documentele medicale ale angajaților în dosarul personalului general al angajatului.
Din cauza confidențialității informațiilor, înregistrările trebuie să fie izolate de fișierele pe care angajații precum supervizorii sau managerii le pot accesa. (De fapt, acest lucru este recomandat și pentru dosarele de personal în general - dați acces personalului HR numai.)
Conținutul dosarului medical al angajaților
Acestea sunt tipurile de articole care ar trebui depozitate în siguranță în dosarul medical al angajatului. În caz de îndoială, greșește din partea protejării informațiilor medicale legate de angajații tăi.
- Cereri de sănătate și formulare
- Aplicații și forme de asigurare de viață
- Informații despre beneficiari desemnați
- Aplicații pentru orice alt beneficiu al angajaților care ar putea necesita informații medicale, cum ar fi asigurarea de vedere
- Cereri de concedii medicale plătite sau neplătite
- Rapoartele medicale de familie și concediul (FMLA) și cererile și documentele aferente
- Documente FMLA semnate de medic
- Documentarea despre bolile unui membru de familie sau al unui copil pentru care solicitați timp pentru FMLA pentru a oferi îngrijiri continue
- Documentația de concediu înrudită din punct de vedere medical pentru angajații care nu sunt eligibili pentru FMLA în timpul concediului
- Examinările, notele, corespondența și recomandările medicului
- Scuze legate de medic pentru absenteism sau întârziere din partea unui medic
- Restricții de serviciu medical cu documentație de la medicul recomandat
- Rapoarte de accidente și accidente, inclusiv documentele solicitate de OSHA
- Rapoartele de compensare a lucrătorilor pentru vătămare sau boală
- Orice altă formă sau document care conține informații medicale private despre un angajat
Dacă păstrați aceste fișiere confidențiale, angajații dvs. vor avea încredere în dvs. și veți păstra spiritul și semnificația legii.
Vă rugăm să rețineți că informațiile furnizate, deși sunt autoritare, nu sunt garantate pentru acuratețe și legalitate. Site-ul este citit de o audiență la nivel mondial, iar legile și reglementările privind ocuparea forței de muncă variază de la stat la stat și de la țară la țară. Vă rugăm să solicitați asistență juridică sau asistență din partea resurselor guvernamentale de stat, federale sau internaționale, pentru a vă asigura că interpretarea și deciziile dvs. legale sunt corecte pentru locația dvs. Aceste informații sunt pentru orientare, idei și asistență.
