Cum puteți beneficia de un audit de proiect
Conţinut
- Cât de formală este un audit de proiect
- Cine realizează auditurile proiectului
- Cum să vă pregătiți pentru un audit de proiect
- Cine are nevoie să fie implicat
- Cât durează un audit de proiect
- Ce arată auditul
- Recomandările depind de ce se găsește
Fiecare proiect poate beneficia de un audit din când în când. Dar nu vă faceți griji, nu este atât de înfricoșător pe cât pare. Un audit al proiectului este acela în care o persoană imparțială îți revizuiește proiectul și oferă îndrumări cu privire la ce s-ar putea face diferit pentru a-și îmbunătăți șansele de a avea succes. Acest articol explică totul și vă conduce prin modalitățile de pregătire pentru un audit de proiect.
Cât de formală este un audit de proiect
Auditul proiectului este în mod normal un exercițiu formal. Echivalentul informal este denumit în mod normal revizuire de la egal la egal. Acesta este locul în care un coleg privește proiectul și documentația asociată și vă oferă feedback despre locul în care ar trebui să petreceți ceva mai mult timp.
Auditele de proiect sunt formale prin faptul că, de obicei, au un set de întrebări definite și sunt efectuate de cineva care face acest lucru în mod regulat.
Cine realizează auditurile proiectului
Persoana care efectuează auditul proiectului dvs. ar putea fi un alt manager de proiect (probabil cineva cu o experiență foarte mare în derularea proiectelor), dar este mai probabil să fie cineva de la biroul de proiect care conduce audituri frecvent.
Va fi cineva care se poate considera imparțial, astfel încât acesta nu va fi managerul de linie sau sponsorul proiectului. Ar putea fi chiar o echipă de oameni, în funcție de dimensiunea proiectului.
Cum să vă pregătiți pentru un audit de proiect
Primul și principalul lucru care trebuie organizat este să aveți copii ale documentației proiectului dvs. pentru ca auditorul să poată examina. Dacă aveți un coordonator de proiect, cereți-le să reunească un pachet de documente (de preferință electronice). Ar trebui să aveți toate informațiile dvs. ușor accesibile, dar chiar dacă faceți acest lucru, acest pas mai poate dura ceva timp. Cel puțin, asigurați-vă că aveți planul de proiect, jurnalul de risc, jurnalul de emisiuni, bugetul și programul disponibil pentru auditor.
Cine are nevoie să fie implicat
Aceasta depinde de felul de lucruri pe care auditorul vrea să le privească. Tu, în calitate de manager de proiect, va trebui să stai ceva timp cu ei. Așteptați-vă că membrii echipei dvs. vor fi chemați și pentru a discuta cu auditorul.
Rețineți că, cu cât petrec mai mult timp pentru a face sarcini legate de audit, cu atât mai puțin timp au pentru lucrul în proiecte, așa că este posibil să fiți nevoit să programați anumite activități și să lucrați mai lent în perioada de audit.
Cât durează un audit de proiect
Nu există o perioadă de timp fixă pentru un audit de proiect. La proiectele mari, veți găsi că durează mult mai mult. La proiecte mici, auditorul ar putea fi realizat în câteva ore. De îndată ce știi că proiectul tău va fi auditat, întreabă-ți echipa de audit cât timp își anticipează activitatea.
Ce arată auditul
Dacă auditul a fost apelat din cauza unei preocupări particulare, cum ar fi eșecul de a atinge ținte de calitate, atunci așteptați-vă să analizeze profund zona respectivă. Un audit de rutină va analiza pe larg diferitele domenii ale managementului proiectului și rezultatele la care lucrează proiectul. Acesta va acoperi timpul, costul și calitatea proiectului dvs. și implicarea părților interesate.
Obiectivul auditului este de a afla dacă proiectul își va îndeplini obiectivele sau nu. Dacă auditorul consideră că, pe baza performanței actuale, proiectul nu va atinge acele obiective, va prezenta recomandări pentru acțiune.
Recomandările depind de ce se găsește
Recomandările din raportul auditorului vor depinde de ceea ce au găsit. Așteptați-vă să fie pozitivi și frazați într-un mod care să vă permită să le adoptați cu ușurință. Ar trebui să fie practice.
La o extremă, auditorul vă poate recomanda ca proiectul dvs. să fie închis, deși acest lucru s-ar întâmpla doar dacă a considerat că nu există nicio șansă ca orice lucrare de proiect din acest moment să ofere vreo valoare pentru organizație.
Privește auditul proiectului ca o experiență pozitivă. Ar trebui să vă ofere un avertisment rapid cu privire la orice semn că proiectul dvs. are probleme și este o oportunitate de a lucra cu un profesionist experimentat. Implementarea recomandărilor lor ar trebui să vă facă mai mult succes, echipa și proiectul dvs., iar acest lucru nu poate fi decât un lucru bun.
