Oferiți-vă șefului dvs. de încredere cu un plan de gestionare a riscurilor
Conţinut
- Ce este managementul riscului în managementul proiectelor?
- Planificarea managementului riscului
- Un proces de gestionare a riscului în 5 etape
- Pasul 1: Inițiați
- Pasul 2: Identificați
- Pasul 3: Evaluare
- Pasul 4: Planificați răspunsurile
- Pasul 5: Implementare
Cei mai buni manageri de proiect au încrederea deplină a managerului de linie și a sponsorului de proiect. Executorii din spatele proiectelor lor îi consideră atunci când spun că au nevoie de finanțare suplimentară, mai multe resurse sau ajută la rezolvarea unei probleme.
Când lucrați în situații riscante, aveți nevoie de kitul potrivit. Ca un excursionist cu un rucsac de frânghie și crampoane, aveți nevoie de instrumente pentru a face față riscurilor proiectului.
Puteți crește încrederea managerului în proiectul dvs. cu un plan de gestionare a riscurilor. Un proces simplu în cinci pași poate transforma enorm modul în care șeful tău își vede proiectul (și tu).
Ce este managementul riscului în managementul proiectelor?
Gestionarea riscurilor în managementul de proiect este procesul de identificare, evaluare și răspuns la riscurile proiectului.
Riscurile proiectului sunt lucruri care ar putea afecta proiectul (pozitiv sau negativ, dar, în general, oamenii interpretează riscul ca fiind evenimente care ar avea un impact negativ asupra proiectului).
Indiferent dacă proiectul dvs. este mare sau mic, acesta va avea riscuri asociate. Aceste riscuri ar putea fi orice, de la riscul ca parada școlii tale să fie plouă până la riscul creșterii prețurilor la o componentă critică a noii plăci de circuit.
Dacă nu este gestionat corect, riscul de proiect poate face mai dificilă livrarea cu succes a proiectului. Riscurile necontrolate pot adăuga timp programului dvs., pot lucra la timpul dvs. și bani la buget. Managerii sunt nervoși de acest lucru. Toate acestea pot fi evitate cu un plan de gestionare a riscurilor.
Planificarea managementului riscului
Un plan de gestionare a riscurilor este o modalitate excelentă de a-ți spori propria încredere în capacitatea de a furniza echipa de proiect - și asta se extinde și în creșterea încrederii managerului. Doriți ca ei să creadă că puteți face acest lucru și doriți ca aceștia să fie conștienți de ceea ce v-ar putea împiedica să îndepliniți cu succes proiectul. Un plan de gestionare a riscurilor este un instrument perfect pentru a face acest lucru.
Si ghici ce? Este foarte ușor să începeți.
Managementul riscului de proiect este un proces simplu în cinci pași. Să nu o facem mai complicată decât trebuie. Acesta este un lucru pe care îl puteți începe astăzi, pregătiți-l să discutați la următoarea ședință și să-l terminați pe măsură ce cineva scrie textul procesului-verbal.
Un proces de gestionare a riscului în 5 etape
La fel ca în atâtea părți ale managementului de proiect, gestionarea riscurilor este un proces. Cei cinci pași sunt:
- Iniţia
- Identifica
- Evalua
- Planificați răspunsurile
- aplica
Dacă acești termeni nu înseamnă mult pentru tine în acest moment, te rog să rămâi cu el - o să le explic pe toate.
Pasul 1: Inițiați
În primul rând, doriți să setați contextul pentru managementul riscului în mediul dvs. de management de proiect.
Probabil nu este foarte multă muncă de făcut aici, deoarece cineva din compania dvs. a pregătit deja o politică de risc corporativă și tot ce trebuie să faceți este să o urmăriți. Acest lucru va explica abordarea companiei în ceea ce privește riscul și ar putea chiar mandata șabloanele de care aveți nevoie. Șabloanele vă salvează întotdeauna un loc de muncă, așa că aveți grijă și pentru acestea!
Chiar dacă nu aveți o politică de risc corporativă, altcineva care gestionează proiecte alături de dvs. poate avea un plan de gestionare a riscurilor de proiect pe care îl puteți copia. De ce reinventați roata? Reutilizarea documentelor este o necesitate dacă doriți să economisiți timp și să faceți mai mult.
Utilizați ceea ce ați aflat pentru a produce un plan de gestionare a riscurilor pentru proiectul dvs. Aceasta face parte din planul dvs. general de gestionare a proiectului și vorbește despre modul în care veți aborda gestionarea riscului pentru proiectul dvs.
Dacă nu știți ce să introduceți, citiți mai departe! Următorii pași vă vor oferi o idee mai bună despre ce să vorbiți în planul dvs. de gestionare a riscurilor.
Acest lucru îmbunătățește încrederea prin: Arată managerului că aveți o abordare pentru a face față incertitudinii cu privire la proiectul dvs. și că veți gestiona în mod activ riscurile.
Pasul 2: Identificați
După ce ați obținut o abordare prezentată, puteți începe să lucrați cu ea.
Acum identificați riscurile care vor afecta proiectul dvs. Acesta este doar un instantaneu în timp, iar registrul dvs. de risc este ceva care veți dori să vă întoarceți din când în când pentru a vă asigura că este introdus și ceva nou.
Puteți identifica riscurile folosind o listă de verificare a riscurilor comune, intervievând părțile interesate din proiect (în special părțile interesate dificile, deoarece, în general, au multe de spus despre ceea ce ar putea merge prost), sesiuni de brainstorming și folosind bunul simț.
Căutați lucruri care ar putea cauza probleme dacă s-ar întâmpla vreodată. (Amintiți-vă, riscurile nu s-au întâmplat încă. Problemele proiectului sunt lucruri care s-au întâmplat deja.)
Cu toate acestea, te gândești să faci asta, cu siguranță ar trebui să implici și alte persoane. Singur, nu vei avea imaginea întreagă și vei ajunge să lipsești lucruri.
Riscurile pot și trebuie identificate de oricine. Ca manager de proiect, munca ta este de a-i încuraja pe colegii tăi să-și ridice riscuri cu tine, astfel încât ca echipă să poți face ceva în legătură cu ei.
Toate riscurile identificate ar trebui înregistrate în registrul de riscuri. Dacă aveți un coordonator de proiect în echipă sau o persoană de sprijin pentru proiect, atunci pot face acest lucru. În caz contrar, este parte a sarcinilor administrative pe care trebuie să le îndeplinești.
Acest lucru îmbunătățește încrederea prin: Demonstrarea faptului că sunteți la curent cu riscurile cheie care ar putea afecta proiectul dvs. și că aveți un mijloc necesar pentru a rămâne la curent permanent cu noile riscuri.
Pasul 3: Evaluare
Riscurile sunt apoi evaluate pentru probabilitate și impact. Când evaluați un risc, gândiți-vă la cât de probabil este să apară, cât ar costa să gestionezi și cât timp ar putea adăuga cronologia proiectului tău.
Ca o măsură suplimentară, puteți, de asemenea, să evaluați proximitatea, ceea ce înseamnă cât de aproape de timp este riscul să se întâmple. Un risc cu proximitate ridicată ar putea avea loc în curând. La un moment dat în viitorul îndepărtat s-ar putea produce un risc cu o apropiere scăzută. Acest lucru vă poate oferi un alt factor pentru a vă acorda prioritate timpului și energiei dvs. atunci când este vorba de a face față riscurilor.
Acest lucru îmbunătățește încrederea prin: Asigurarea managerului tău că toți cei din echipă au o idee clară despre ce s-ar întâmpla dacă vreunul dintre aceste riscuri se concretizează efectiv.
Pasul 4: Planificați răspunsurile
Acum ajungem la partea cărnoasă a planului tău de gestionare a riscurilor. În acest pas, vă descoperiți cum să gestionați riscul identificând un răspuns adecvat.
Facem acest lucru pentru că până acum nu aveți decât o listă cu ceea ce s-ar putea întâmpla să aruncați proiectul dvs. în viitor și cât de mare ar fi o afacere. Ce va dori managerul dvs. să știe în continuare este: Ce veți face despre asta?
În general, există patru lucruri pe care le puteți face pentru a aborda și gestiona riscul unui proiect. Sunt:
- Evitați: Faceți măsuri pentru a preveni apariția acestui rezultat.
- Transfer: transferați responsabilitatea către o altă parte, cum ar fi cu o poliță de asigurare.
- Diminuare: acțiune pentru a reduce impactul problemei dacă apare.
- Acceptați: înțelegeți că poate apărea rezultatul riscant și cu acordul echipei dvs. nu luați nicio măsură pentru prevenirea acestuia.
Unele dintre riscurile dvs. ar putea avea un rezultat pozitiv. De exemplu, există riscul de a vinde atât de mult din noul produs, încât să blochezi liniile de telefon. Ar fi o problemă plăcută, dar este totuși un risc pentru care ar trebui să vă planificați.
Există o serie de moduri în care vă puteți pregăti pentru un risc pozitiv, inclusiv:
- Exploit: faceți tot posibilul pentru a vă asigura că acest rezultat are loc astfel încât să puteți culege recompensele.
- Distribuie: colaborează cu un alt coleg sau companie pentru a face un risc pozitiv mai mare.
- Îmbunătățire: influențați factorii care ar putea contribui la un rezultat pozitiv și încercați să obțineți și mai mult beneficii.
- Acceptați: recunoașteți posibilitatea unui risc pozitiv și nu faceți nimic.
Va trebui să aflați care strategie de răspuns este cea mai bună pentru fiecare risc din registrul dvs. De exemplu, puteți decide că riscul de a se prăbuși acoperișul fabricii este un lucru pe care îl veți accepta pur și simplu, deoarece nu este posibil să se întâmple. Cu toate acestea, riscul ca intoxicațiile alimentare să preia jumătate din forța de muncă este un lucru pe care îl veți atenua activ prin recalificarea întregului personal de catering. Dacă s-a întâmplat înainte și este de fapt destul de probabil dacă nu faceți ceva în această privință, veți dori să reduceți riscul.
După ce răspunsul este identificat și convenit, proprietarii de risc pot fi numiți pentru a duce la îndeplinire planul de acțiune de gestionare a riscurilor. Cu alte cuvinte, aveți nevoie de cineva care să răspundă pentru a vedea sarcinile pe care le acceptați în planul dvs.
Acest lucru îmbunătățește încrederea prin: Arătându-i managerului că ai luat în considerare ce trebuie să faci în legătură cu lucrurile care ar putea cauza probleme proiectului tău și că îți pui planuri pentru a reduce incertitudinea și riscul pentru proiect.
Pasul 5: Implementare
Planul dvs. de gestionare a riscurilor ar trebui să includă acum cine va fi responsabil pentru efectuarea activităților de atenuare a riscurilor pentru fiecare risc. Ei ar trebui să lucreze acum prin aceste sarcini, astfel încât să gestionați în mod activ riscurile deschise.
Acest lucru îmbunătățește încrederea prin: Demonstrarea că dvs. și echipa dvs. de proiect puteți urmări ceea ce ați spus că veți face. Raportând despre ceea ce ați obținut și riscurile pe care le-ați atenuat, vă arată echipei de management că sunteți serios în a furniza și a face ceea ce este nevoie pentru a demonstra viitorul proiectului dvs. împotriva problemelor.
Odată ce un risc a trecut - când acesta nu mai este relevant deoarece fie s-a întâmplat, fie nu se mai poate întâmpla - îl puteți închide din registrul de risc.
Îndepărtarea acestui plan de gestionare a riscurilor proiectului vă poate deosebi de alți manageri. Proprietarul tău va avea dovezi că poți gândi strategic și creativ despre ceea ce ar putea determina proiectul tău să se dezlănțuie și - cel mai important - să faci ceva în acest sens. Vei fi persoana care gestionează în mod activ problemele înainte de a se întâmpla, mătura blocajele rutiere și va fi pregătită pentru orice!
A fi considerat a fi bun în gestionarea riscului de proiect este un mod sigur de a fi privit ca o pereche sigură de mâini de către management. Nu aveți nevoie de experiență sau certificate pentru a începe gestionarea cu succes a riscului de proiect (deși există calificări formale în gestionarea riscului). Acest proces ușor de cinci pași va însemna curând că managementul riscului proiectului este încorporat în planurile proiectului.
