Rambursarea kilometrajului angajaților

Conţinut

• Rata de rambursare a kilometrilor companiei
• Rambursarea angajaților guvernamentali
• Cerințe de rambursare a cheltuielilor auto
• Alte modalități Angajatorii compensează angajații pentru cheltuielile auto
• Consecințe fiscale pentru rambursări de kilometri
• Cheltuieli de autovehicule nerambursate

Rambursarea angajaților pentru utilizarea automobilului dvs. va varia oarecum în funcție de angajator și de sector, dar majoritatea organizațiilor compensează angajații la aproximativ rata standard de kilometri stabilită de IRS sau rata de rambursare a vehiculului cu proprietate privată. Rata este stabilită în fiecare an de către Administrația Serviciilor Generale (GSA) pe baza cercetărilor efectuate de o firmă independentă de consultanță cu privire la costurile curente pentru utilizarea unui vehicul.

Pentru 2020, rata standard de kilometraj este stabilită la 57,5 ​​cenți pe milă parcursă, în scădere de la 58 de cenți pentru 2019. Această rată fixă, standard, include costul asigurării, înregistrării, gazului, petrolului și întreținerii. conduce foarte mult la muncă, acest lucru poate duce la o deducție semnificativă.

Rata de rambursare a kilometrilor companiei

Majoritatea angajatorilor vor rambursa rata IRS sau GSA, întrucât pot deduce până la această sumă drept cheltuială atunci când depun declarația de impozit pe profit, deși există alte formule fiscale complexe pe care angajatorii le pot utiliza. Atunci când lucrătorii calificați sunt dificil de găsit în timpul expansiunilor economice, angajatorii sunt mai susceptibili să ofere rate competitive de rambursare.

Serviciul de venituri interne necesită ca plățile de rambursare să fie făcute separat de salariu, fără reținerea impozitelor. Prin urmare, unii angajatori vor prelucra plățile de cheltuieli prin intermediul sistemului de conturi pentru a le separa de salarizare și pentru a menține respectarea legilor IRS.

Dacă angajatorul dvs. rambursează la nivelul GSA sau la rata IRS sau în apropierea acesteia, atunci puteți fi sigur că primiți o afacere corectă.

Rambursarea angajaților guvernamentali

Angajații guvernamentali vor fi întotdeauna rambursați exact la valoarea GSA, dacă utilizarea unei mașini private este autorizată sau atunci când nu este disponibil niciun vehicul guvernamental.

Cerințe de rambursare a cheltuielilor auto

Va trebui să furnizați un jurnal de kilometri, chitanțe de gaz și documentația oricărei alte chitanțe de cheltuieli admise legate de mașina dvs. Fără înregistrări detaliate, raportul dvs. de cheltuieli poate fi respins. Sau mai rău, angajatorul dvs. ar putea lua măsuri disciplinare dacă consideră că cererea dvs. poate fi frauduloasă. Mulți angajatori necesită păstrarea înregistrărilor contemporane, la fel ca IRS. Nu încercați să estimați kilometrajul dvs., deoarece acest lucru ar putea încălca politicile angajatorului.

Păstrarea stiloul și hârtia în mașină este o metodă, deși una obositoare; o alegere mai bună este o aplicație de urmărire a kilometrilor care vă urmărește automat călătoriile într-un jurnal contemporan pe care îl puteți imprima sau descărca. Este un mod eficient de a ține evidența kilometrajului, a punctelor de pornire și a punctelor finale și a scopului de afaceri pe care îl include unitatea cu raportul dvs. de cheltuieli.

Alte modalități Angajatorii compensează angajații pentru cheltuielile auto

Potrivit Societății pentru Managementul Resurselor Umane, acestea sunt alternative comune la rambursarea kilometrajului, deoarece modalitățile prin care angajatorii pot compensa angajații pentru cheltuielile de conducere de afaceri sunt:

Indemnizație de mașină plană.Angajatorii oferă angajaților o indemnizație de mașină plană, cum ar fi 400 de dolari pe lună, pentru a acoperi costurile de combustibil, uzură, anvelope și multe altele.

Programe FAVR.Angajatorii rambursează angajații în cadrul unui program de rambursare cu rată fixă ​​și variabilă (FAVR), în care angajații sunt rambursați pentru costuri fixe (cum ar fi asigurări, impozite și taxe de înmatriculare) și cheltuieli variabile ale vehiculelor (precum combustibil și întreținere). Rambursările sunt fără taxe pentru angajați dacă sunt îndeplinite anumite cerințe de contabilitate a cheltuielilor.

Consecințe fiscale pentru rambursări de kilometri

Rambursările pentru kilometri sunt considerate neplătite de taxe de către angajatori, atât timp cât sunt documentate și nu vă depășesc cheltuielile reale. Cu toate acestea, angajatorul dvs. nu poate plăti în mod direct costurile de exploatare precum reparațiile sau întreținerea mașinii dvs. fără consecințe fiscale. Alte cheltuieli precum taxele direct legate de transportul de afaceri pot fi rambursate fără impozitare, cu condiția să aveți încasări.

Unii angajatori oferă o indemnizație lunară pentru cheltuielile auto. Dacă angajații sunt obligați să furnizeze evidența cheltuielilor, aceștia vor fi impozitați numai pentru orice sumă primită în plus față de cheltuielile înregistrate. Dacă angajatorii nu au nevoie de documentație, această indemnizație poate fi supusă impozitării.

Cheltuieli de autovehicule nerambursate

Începând cu anul fiscal din 2018, odată cu implementarea Legii privind reducerile fiscale și locurile de muncă, lucrătorii nu mai pot deduce cheltuielile auto nerambursate. În 2017 și anii anteriori aceste cheltuieli au fost deductibile în măsura în care au depășit 2% din venitul brut ajustat. Așadar, lucrătorii care vor conduce pe scară largă ca parte a îndeplinirii responsabilităților lor de serviciu ar trebui să evalueze cu atenție politicile de rambursare a companiei pe măsură ce examinează ofertele de muncă.

Dacă un angajator nu rambursează în mod obișnuit cheltuielile cu mașina, atunci s-ar putea să vă oferiți reducerea salariului în schimbul rambursării, deoarece rambursarea va fi ferită de impozitare dacă cheltuielile sunt documentate corespunzător. În mod alternativ, s-ar putea să negociați un salariu mai mare pentru a ține cont de sarcina fiscală adăugată conform noii legi fiscale.

Potrivit IRS, în ciuda suspendării deducerilor diverse elementate, deducerile pentru cheltuielile care sunt deductibile la determinarea venitului brut ajustat nu sunt suspendate. De exemplu, membrii unei componente de rezervă a forțelor armate ale Statelor Unite (Forțele armate), oficialii de stat sau ai administrației locale au plătit taxele, iar anumiți artiști performanți au dreptul să deducă cheltuielile de călătorie nerambursate ale angajaților ca ajustare a veniturilor totale la linia 24 din Anexa 1 din Formularul 1040 - 3 - (2018), nu ca o deducere detaliată la Lista A din Formularul 1040 (2018) și, prin urmare, poate continua să folosească rata de kilometri standard de afaceri.

Informațiile cuprinse în acest articol nu constituie consultanță fiscală sau juridică și nu constituie un înlocuitor pentru astfel de avize. Legile statului și federale se schimbă frecvent și este posibil ca informațiile din acest articol să nu reflecte legile statului propriu sau cele mai recente modificări ale legii.