Lista competențelor și a responsabilităților asistentului de birou

Video: Top 10 mopede electrice Cafe-Racer

Conţinut

Asistență de birou Responsabilități de muncă
Cum să utilizați liste de abilități
Abilități de asistent de birou

Poziții de asistent de birou (similare cu asistenții personali) pot fi găsite în toate industriile și împărtășesc un set destul de mare de abilități. Asistenții de birou sunt uneori cunoscuți ca secretari sau asistenți administrativi, dar ceea ce fac este să asiste la funcționarea unui birou. Fie că biroul aparține unui cabinet de avocatură, unei practici medicale, unei instituții de învățământ sau unei corporații, nevoile sunt similare; cineva trebuie să depună înregistrări, să mențină programele și să aibă grijă de comunicarea de rutină în numele persoanelor care folosesc biroul. Că cineva poate fi tu.

Asistență de birou Responsabilități de muncă

În timp ce posturile de asistent la birou sunt în general similare între ele, locul de muncă este încă variabil - variază doar de la o zi la alta, mai degrabă decât de la birou la birou. Astăzi s-ar putea să acționați ca recepționer, mâine ar putea necesita repararea imprimantei, iar a doua zi va trebui să aduceți întregul cabinet de depozitare în secolul XXI. Veți avea nevoie de un set de abilități foarte larg pentru a avea succes.

Asistenții de birou se numără printre marii eroi necunoscuți ai lumii afacerilor, pentru că atunci când îți faci treaba corect, nimeni nu observă - biroul pare să funcționeze singur. Dar unii oameni se bucură de munca rapidă, dar flexibilă, senzația de a fi în centrul tuturor. Și un secretar bun poate încă să-și găsească de lucru aproape oriunde, în orice fel de organizație.

Cum să utilizați liste de abilități

Puteți utiliza aceste liste de abilități pe parcursul întregului proces de căutare a unui loc de muncă. În primul rând, numele acestor abilități funcționează ca cuvinte cheie, așa că folosiți cât puteți atunci când scrieți CV-ul. Nu vă bazați pe angajarea supraveghetorilor pentru a da seama că aveți ceea ce doresc, spuneți-le direct.

În al doilea rând, puteți utiliza aceleași cuvinte cheie în scrisoarea de întâmpinare. Concentrați-vă special pe cei care vă interesează potențialul angajator. Va trebui să vă faceți cercetarea, deoarece în timp ce posturile de asistent la birou sunt deseori similare, angajarea supraveghetorilor variază în funcție de prioritățile lor. Descrierea postului va include probabil o listă a abilităților necesare. Acordați atenție.

În cele din urmă, puteți utiliza această discuție pentru a vă planifica interviul. Asigurați-vă că ați pregătit cel puțin un exemplu pentru o perioadă în care ați demonstrat abilități din fiecare categorie enumerată aici.

De asemenea, poate ajuta la revizuirea listelor noastre de abilități enumerate după job și tipurile de abilități.

Abilități de asistent de birou

Abilități de comunicare verbală: Comunicarea este o abilitate moale critică pentru un asistent de birou. Va trebui să interacționezi cu supraveghetorul, colegii de birou, profesioniștii pe care îi asistați și, eventual, clienții sau persoanele din alte birouri ale aceleiași organizații. Toți lucrați în echipă și sunteți principalul său centru de comunicare. Va trebui să fii vesel, util, bine informat, articulat și un bun ascultător în fiecare zi.

Răspundeți la telefoane
Relații cu clienții
Comunicare
Redirecționarea apelurilor telefonice
Preluarea mesajelor
Rutarea apelurilor telefonice
tablou de distribuție
Telefon
Comunicare verbala

Abilități de comunicare scrisă: Majoritatea asistenților de birou scriu multe. S-ar putea să scrie note, să completeze formulare sau să scrie scrisori sau e-mailuri. Unii creează conținut pentru site-ul companiei sau editează text pentru alții. O comunicare scrisă clară și profesională este o necesitate.

Corespondenţă
E-mail
Poștă
corespondenţă
Tastare
Procesarea cuvântului
Comunicare scrisă

Prietenie: Un asistent de birou ar putea fi prima persoană pe care un client o vede la intrarea în birou. În cazul în care ocupantul principal al biroului se întâmplă să fie în momentul de față, asistentul de birou ar putea fi singura persoană cu care interacționează vizitatorul. Trebuie să fiți gata să salutați fiecare vizitator cu un zâmbet și un cuvânt amabil și să-i ajutați cu orice au nevoie în măsura în care puteți. Deci, abilitățile interpersonale bune sunt o necesitate.

Serviciu clienți
Direcția vizitatorilor
Flexibil
Prietenos
Salutați oaspeții
interpersonală
Atitudine pozitiva
Fiabilitate
Bine ați venit vizitatorii

Aptitudini tehnologice: Pe vremuri, secretarii făceau foarte multe dactilografii. Vremurile s-au schimbat și la fel și tehnologia, însă asistenții de birou se pot aștepta totuși să petreacă mult timp în fața unei tastaturi. În loc de o mașină de scris, va trebui să vă cunoașteți o varietate de aplicații software. Știi cum să faci un suport de tehnologie ușoară și cum să repari o imprimantă recalcitrantă nu dăunează.

Calculator
excela
Internet
Microsoft Office
Microsoft Word
QuickBooks
Tehnologie

Organizare: Asistenții de birou trebuie să fie extrem de organizați pentru a-și jongla în mod eficient numeroasele sarcini. Va trebui să vă ajutați să mențineți și organizarea altor persoane, de la menținerea calendarelor până la păstrarea biroului ordonat.

Suport administrativ
Numiri
Facturare
calendare
clerical
De introducere a datelor
Livrarea de e-mail
Arhivare electronică
Rapoarte de cheltuieli
Depunerea
Operațiuni la recepție
Manipularea banilor
Obligații de birou
Echipamente de birou
Inventarul de aprovizionare de birou
Papetărie
Suport de birou
Organizare
hârtiile
livrare

Abilități de rezolvare a problemelor: Rezolvarea problemelor sau abilitățile de gândire critică sunt importante pentru orice asistent de birou, deoarece veți fi deseori persoana cu care vin alte întrebări sau probleme.