Managementul de bază al proiectului 101

Conţinut

• Ce este Managementul proiectelor?
• Elementele unui proiect
• Cel mai important element: domeniul de aplicare
• Resurse
• Timp
• Bani
• Managementul proiectelor este o artă și o știință

Managementul de proiect este una dintre cele mai critice componente ale unei afaceri de succes. Afectează veniturile și datoriile și interacționează în cele din urmă cu satisfacția și păstrarea clientului sau a clientului. Compania dvs. ar putea avea un singur proiect în lucrări simultan, în timp ce alte corporații și entități mai mari ar putea jongla mai multe proiecte simultan. Prin natura lor, proiectele sunt temporare.

Proiectele reprezintă un mijloc pentru atingerea unui obiectiv, iar obiectivul va fi atins în cele din urmă. Afacerea dvs. ar putea trece la un alt proiect ... sau nu. S-ar putea să fi fost un singur obiectiv.

Proiectele determină o necesitate sporită în forța de muncă. Institutul de Management de Proiect a estimat că, în perioada 2010-2020, peste 15 milioane de noi funcții de management de proiect ar fi adăugate în întreaga lume.

Ce este Managementul proiectelor?

Managementul de proiect nu este întreaga operațiune a companiei dumneavoastră. Este doar un segment, un proiect specificat, cu un plan detaliat cu privire la modul în care dvs. și afacerea dvs. veți atinge acel obiectiv. Este un plan detaliat într-o serie de pași, fiecare fiind la fel de important ca ceilalți. Trebuie să obțineți unul pentru a trece corect la următorul.

Gândiți-vă la managementul de proiect ca pe o scară pe care trebuie să urcați. Nu poți sări în vârf. Trebuie să o luați pe treaptă pentru o eficiență maximă. Echipa dvs. trebuie să aplice instrumentele puse la dispoziția lor, precum și expertiza și cunoștințele lor pentru a executa fiecare pas și a trece la următorul.

Este destul de ușor să spui că vrei să ajungi la caseta A, așa că vei face 25 de pași în această direcție. Dar, de asemenea, trebuie să luați în considerare în timp planul dvs. de proiect și, cel mai probabil, trebuie să lucrați într-un buget. S-ar putea să trageți acești 25 de pași sau să faceți jog. Depinde de cât de repede trebuie să ajungeți acolo pentru finalizarea cu succes a proiectului. Puteți economisi bani călătorind pe jos sau puteți angaja un șofer. Depinde de bugetul pe care l-ați dedicat proiectului.

Nu există o abordare, un sistem sau un plan cu dimensiuni unice. Fiecare proiect pe care îl abordați și compania dvs. va avea cel mai probabil calendarul, obiectivul și bugetul său. Acesta este motivul pentru care este atât de critic să ai un manager de proiect priceput și talentat pentru a conduce spectacolul.

Elementele unui proiect

Un manager de proiect de succes trebuie să gestioneze simultan patru elemente de bază ale unui proiect. Aceste elemente sunt legate între ele.

• Domeniul de aplicare: Aceasta implică dimensiunea, obiectivele și cerințele proiectului.
• Resurse:Veți avea nevoie de oameni, echipamente și materiale în loc.
• Timp: Aceasta nu se referă doar la cât timp va dura proiectul în general. Trebuie să fie defalcat pe durate de sarcină, dependențe și cale critică.
• Bani:Faceți cunoștință fermă cu privire la costuri, situații și profit.

Cel mai important element: domeniul de aplicare

Domeniul de aplicare al proiectului este definiția a ceea ce ar trebui să îndeplinească proiectul și bugetele de timp și bani care au fost create pentru atingerea acestor obiective. Orice modificare a domeniului de aplicare a proiectului trebuie să aibă o modificare corespunzătoare în buget, timp, resurse sau toate cele trei.

Dacă scopul proiectului este să construiască o clădire care să găzduiască trei widgeturi cu un buget de 100.000 USD, se preconizează că managerul de proiect va face acest lucru. Dacă sfera este schimbată într-o clădire pentru patru widget-uri, managerul de proiect trebuie să obțină o schimbare adecvată în timp, bani și resurse.

Resurse

Există trei aspecte ale înțelegerii și gestionării resurselor: oameni, echipamente și materiale.

Un manager de proiect de succes trebuie să gestioneze eficient resursele alocate proiectului, inclusiv membrii echipei de proiect, personalul vânzătorilor și subcontractanții. El trebuie să se asigure că angajații săi au abilitățile și instrumentele de care au nevoie pentru a finaliza slujba și trebuie să monitorizeze în permanență dacă are suficienți oameni în loc pentru a finaliza proiectul la termen. Sarcina sa este să se asigure că fiecare persoană înțelege sarcinile și termenele de proiect.

Membrul senior al fiecărui grup de angajați se raportează managerului de proiect atunci când gestionează angajații direcți, dar angajații ar putea avea și un manager de linie care oferă direcții tehnice. Într-o situație de management matricial precum o echipă de proiect, sarcina managerului de proiect este de a oferi direcția proiectului managerilor de linie. Gestionarea subcontractelor de muncă înseamnă, de obicei, gestionarea conducerii echipei pentru lucrătorii subcontractați, care la rândul lor gestionează acești lucrători.

Un manager de proiect trebuie să procure adesea echipamente și materiale și să gestioneze utilizarea acestora, astfel încât echipa să funcționeze eficient. El este responsabil pentru a avea echipamentele și materialele adecvate în locația corectă la momentul potrivit.

Timp

Cele trei elemente ale gestionării timpului de succes sunt sarcinile, programul și calea critică.

Construiți programul de proiect listând, în ordine, toate sarcinile care trebuie finalizate. Unele trebuie efectuate secvențial, în timp ce altele se pot suprapune sau pot fi realizate în tandem. Alocați o durată fiecărei sarcini. Alocați resursele necesare. Determinați predecesorii - ce sarcini trebuie finalizate înaintea celorlalți - și succesorii, sarcinile care nu pot începe decât după finalizarea fiecărei alte sarcini. Acest aspect al managementului de proiect este uneori denumit gestionarea cascadelor deoarece o sarcină o urmărește pe alta în ordine mai mult sau mai puțin secvențială.

Software-ul de management al proiectului poate simplifica sarcina creării și gestionării programului de proiect.

Unele sarcini au o mică flexibilitate în datele de început și terminare necesare. Aceasta se numește „float”. Alte sarcini nu au flexibilitate. Au plutitor zero. O linie prin toate sarcinile cu zero float se numește traiectorie critică. Toate sarcinile de pe această cale - și pot exista mai multe căi paralele - trebuie să fie finalizate la timp dacă proiectul urmează să ajungă până la data limită. Sarcina cheie de gestionare a timpului a managerului de proiect este monitorizarea traseului critic.

Bani

Cele trei considerente în gestionarea banilor sunt costurile, contingențele și profitul.

Fiecare sarcină are un cost, indiferent că este vorba despre orele de muncă ale unui programator de calculator sau prețul de achiziție al unei curte cubice de beton. Fiecare dintre aceste costuri este estimat și totalizat la pregătirea bugetului proiectului.

Unele estimări vor fi mai precise decât altele. Prin urmare, bugetul proiectului ar trebui să includă o indemnizație de urgență - banii alocați în buget „doar în cazul în care” costul real al unui articol este diferit de estimare.

Profitul reprezintă banii pe care compania dorește să-i aducă din sarcină. Este plătit peste cost.

Deci, un buget de proiect este compus din costul estimat, plus contingența, plus orice profit. Sarcina managerului de proiect este de a menține costul real la sau sub costul estimat și de a maximiza profitul pe care compania îl obține în cadrul proiectului.

Managementul proiectelor este o artă și o știință

Gestionarea cu succes a proiectului are practică. Aceste idei vă pot oferi o înțelegere de bază a managementului de proiect, dar considerați-o doar un început. Dacă locul de muncă sau calea dvs. profesională include managementul de proiect și dacă doriți să vă îmbunătățiți abilitățile, discutați cu managerii de proiect de succes, citiți și practicați. Managementul de proiect poate fi o carieră foarte plină de satisfacții.