Cum să dezvolți un plan de externalizare
Conţinut
Multe discuții despre externalizarea în mass-media o fac să pară complexă, dar este destul de simplă. Chiar și în casele noastre, „externalizăm” multe sarcini: gătit, întreținerea peluzelor și îngrijirea copiilor, doar pentru a numi câteva. Când nu avem timpul, accentul sau abilitățile de a face munca singură, căutăm pe cineva care poate și pe cineva care va face munca pentru un preț pe care ne putem permite să îl plătim. Corporațiile funcționează la fel, chiar dacă deciziile lor pot implica mai mulți factori și factorii de decizie.
Proces de dezvoltare
Dar la fel cum familiile iau decizii diferite, corporațiile pot ajunge la decizii uluitor de diferite despre externalizare. Nu există un șablon care să funcționeze pentru toate firmele, dar există un proces pe care toate firmele trebuie să-l ia în considerare:
Realizare
În trecut, este posibil ca multe corporații să nu fi știut nici măcar ce a fost externalizarea. Astăzi, ei știu despre externalizare, dar este posibil să nu își dea seama câte programe de externalizare (precum și externalizare) operează deja: centre de copiere, săli de corespondență, administrare de facilități, IT și chiar părți ale unui departament juridic corporativ. Este posibil ca externalizarea să nu rezolve orice problemă, dar învățarea despre generația anterioară de contracte va identifica proiecte noi și va oferi o perspectivă importantă.
Stabilirea obiectivelor
Pentru a avea succes în crearea unui program de externalizare, trebuie să definiți obiective specifice, cum ar fi reducerea cu cinci la sută a costurilor generale ale companiei, concentrarea pe eficiență pentru o singură locație sau doar privirea funcțiilor îndeplinite într-o unitate de afaceri. Obiectivele nu au nevoie de detalii extraordinare. Pe măsură ce experiența dvs. de externalizare crește, definițiile se vor schimba.
Participare
Aveți nevoie de participanți din mai multe domenii de expertiză pentru a oferi contribuții la plan, pentru a verifica presupunerile și pentru a oferi judecată a experților. Când treceți de la un plan general la proiecte specifice, veți repeta acest proces și creați subgrupuri cu cunoștințe și mai specifice.
Identificare
Acum că aveți obiective și experți pentru identificarea și interpretarea informațiilor, este timpul să identificați proiecte specifice pentru programul dvs. de externalizare. Fiecare firmă dezvoltă criterii diferite și este condusă de cultură la fel de mult ca de analiza financiară sau operațională, dar există criterii comune la care ar trebui să vă uitați:
- Decizii anterioare: Firma dvs. a luat probabil decizii anterioare cu privire la utilizarea neangajaților, cum ar fi lucrătorii temporari sau contractele de servicii. Lucrați cu Achiziții și PMO (Office Management Project) pentru detalii. Vedeți cum au abordat problemele din această listă și compilați lecțiile învățate.
- Expertiză: Faceți funcții sau produceți produse fără suficientă expertiză sau aveți probleme în păstrarea managerilor? Are managementul curent un plan de rezolvare a acestor probleme? Dacă nu, acesta ar putea fi un bun proiect de externalizare.
- Calitate: Chiar dacă o funcție are oameni cu abilități potrivite și manageri cu experiență, este posibil să nu obțineți nivelul de serviciu de care aveți nevoie. Managerul efectuează sondaje cu clienții? Ce spun clienții despre produse sau servicii? Un decalaj al calității sau o lipsă de interes în serviciul pentru clienți este un alt steag pentru externalizare.
- Cost: Un serviciu de calitate excepțională nu este neapărat o valoare bună. Cum se compară costurile dvs. cu concurenții? Funcția produce rapoarte lunare: costuri unitare, costuri de funcționare, tendințe de costuri pe mai mulți ani? Dacă această funcție nu poate produce aceste rapoarte, un serviciu externalizat poate oferi o mai mare transparență în operațiunile dvs.
- Scară: Când vei examina întreaga firmă, vei face multe descoperiri neașteptate. Rămâi concentrat! Un proiect mare este un candidat mai bun pentru externalizare decât o serie de proiecte mai mici. Acest singur proiect mare va necesita mult mai puține resurse administrative și de management. Păstrați o listă cuprinzătoare, dar selectați doar candidații care oferă un impact mare asupra primului val de proiecte.
- Securitate: Acum aveți o idee bună despre proiectele potențiale. Este timpul să le filtrăm în conformitate cu standardele de securitate. Securitatea este un subiect complex și controversat. Standarde diferite se aplică diferitelor industrii, iar unele firme sunt mai conștiente de securitate decât concurenții lor. Înțelegeți standardele interne și industriale și limitați în consecință proiectele de externalizare. Includeți în discuțiile dvs. departamentele legale, IT, securitatea corporativă, conformitatea (dacă se aplică) și orice departamente „de risc”.
- Prioritizare: Fiecare element de mai sus (și poate alte caracteristici) trebuie notat, iar apoi fiecărui proiect trebuie să i se atribuie o „valoare de externalizare totală”. Fără îndoială, va fi multă dezbatere asupra caracteristicilor care sunt cele mai importante, dacă scorurile lor sunt corecte și dacă ar trebui luate în considerare alte caracteristici. Nu vă mirați dacă acest proces durează luni sau chiar ani.
- Comunicare: În momentul în care ați acordat prioritate potențialelor proiecte, ați organizat multe întâlniri și ați vorbit cu o mulțime de oameni. Așteptați-vă că aceste discuții vor fi informații publice în departamentele vizate pentru externalizare. Presupuneți întotdeauna că aceste discuții vor ajunge la populația dvs. de angajați, deseori în timp real. Comunicările corporative atent gândite trebuie să fie pregătite și pregătite. Nu lăsați niciodată zvonurile să devină o sursă mai bună de informație decât faptele.
executare
La sfârșitul acestui proces, veți avea planul inițial de externalizare. Există mai mulți pași pe măsură ce executați acest plan: Confirmarea datelor, crearea subcomitetelor pentru proiecte specifice, identificarea furnizorilor, rularea piloților, atribuirea contractelor și altele. Cu toate acestea, dezvoltarea planului vă oferă primii și cei mai importanți pași.
