Cum să vă organizați documentele

Conţinut

• Noțiuni de bază
• Adunați-vă documentele
• categorisi
• Documente vitale separate
• Duplică portofelul
• Creați un sistem simplu de arhivare
• Întreținere continuă

Majoritatea oamenilor nu se gândesc la un document important până când nu au nevoie. Dacă lucrările dvs. sunt răspândite peste tot și nu aveți un sistem de organizare centrală în biroul de origine, puteți pierde mult timp și energie căutând lucruri. S-ar putea să pierzi ceva.

Noțiuni de bază

Cu câțiva pași simpli, puteți organiza documentele dvs. importante pe hârtie: veți avea nevoie de un dulap de dosar mic cu două sertare sau de o cutie de fișiere atârnate portabile, agățând fișiere în șase culori diferite, foldere de manila a treia tăietură, file de sus și un seif opțional ignifug. Sau puteți achiziționa un liant mare și inserții de file. Acum ești gata să începi.

Adunați-vă documentele

Înainte de a putea organiza toate documentele dvs. importante, trebuie să le localizați. Uneori este mai ușor spus decât făcut. Verificați sertarele de birou de acasă și hârtiile stivuite pe birou sau masă. Verificați grămada de hârtie care vă înghesuie blaturile de bucătărie, precum și sertarele și coșurile de bucătărie. Uită-te la dulapul și noptiera din dormitor. Nu în ultimul rând, verificați poșeta sau servieta pentru documente importante pe care le transportați accidental.

categorisi

Cele mai importante documente se încadrează într-una din următoarele șase categorii. Sortează toate documentele colectate după cum urmează:

1. Înregistrări de locuințe și proprietăți: Ipoteci, acte de proprietate, proiecte și chitanțe de îmbunătățire a locuințelor, manuale și garanții pentru aparate, informații privind impozitul pe proprietate, polițe de asigurare pentru locuințe și manuale
2. Înregistrări automate: Titluri, înregistrări de întreținere, polițe și informații de asigurare, informații despre împrumuturi și înregistrări de plată
3. Registre medicale: polițe de asigurare, manuale de beneficii de asigurări de sănătate, explicații despre beneficii medicale, facturi de medic, liste de prescripții medicale, informații flexibile despre contul de cheltuieli, chitanțe medicale, directive medicale, polițe de asigurare de viață
4. Record financiar: Situații bancare, declarații fiscale, înregistrări de deducere fiscală, înregistrări de investiții, înregistrări de împrumuturi, extras de cărți de credit
5. Înregistrări electronice: Manuale de contracte și echipamente de telefonie mobilă; chitanțe de vânzare și garanții pentru calculatoare, laptopuri și tablete; planuri și facturi prin cablu și internet; chitanta de router wireless si manual
6. Înregistrări personale: Certificat de naștere, certificat de căsătorie, certificat de divorț, acte de custodie, informații privind securitatea socială, înregistrări de imunizare, pașaport, înregistrări ale serviciului militar, documente de botez și confirmare, testamente, plan funerar și informații despre locurile de înmormântare. Ar trebui să le aveți pentru fiecare membru al familiei. Dacă aveți animale de companie, puteți include, de asemenea, documentele lor importante, cum ar fi informațiile veterinare și despre vaccinuri din această categorie.

Documente vitale separate

Majoritatea documentelor dvs. importante pot fi stocate într-un dulap de depozitare obișnuit sau într-o cutie portabilă de fișiere suspendate. Unele, cu toate acestea, ar trebui să fie păstrate într-adevăr într-un seif ignifug sau într-o opțiune de depozitare în afara locului, cum ar fi o cutie de siguranță.

Documentele vitale sunt cele care ar fi foarte dificil sau consumatoare de timp. Acestea pot conține informații personale sensibile care ar putea fi compromise de hoții de identitate dacă sunt furate. Între timp, dacă casa ta a fost distrusă de incendiu sau inundații, ai dori ca aceste documente vitale să rămână intacte.

Pentru majoritatea oamenilor, următoarele documente ar fi considerate vitale: informații de securitate socială, certificate de naștere, polițe de asigurare și informații de contact ale agentului, testamente, acte de proprietate, titluri de mașină, pașapoarte și orice contract sau acord care necesită o semnătură originală.

Faceți o listă principală cu toate documentele vitale pe care le puneți în siguranța dvs. împotriva focului sau într-o opțiune de depozitare în afara locului.

Duplică portofelul

Cei mai mulți dintre noi purtăm informații critice în portofel în fiecare zi și ne-ar fi incomodat serios dacă ar fi pierdut sau furat.

Realizați copii ale permisului de șofer, cardul de donator de organe, cardurile de asigurări de sănătate, cardurile de membru pentru sală de sport, bibliotecă, programe de loialitate a magazinelor alimentare, cluburi de depozitare etc., și, cel mai important, toate cardurile de credit și debit (copie față) si inapoi). Păstrați aceste copii cu alte documente importante pe hârtie.

Creați un sistem simplu de arhivare

Cu cât sistemul de înregistrare este mai simplu, cu atât este mai probabil să îl utilizați în mod consecvent. Luați fiecare categorie de document important și atribuiți-i o culoare de fișier suspendată:

• Înregistrări de casă și proprietate
• Înregistrări auto
• Registre de sănătate
• Record financiar
• Înregistrări electronice
• Înregistrări personale

Adăugați numărul corespunzător de fișiere suspendate în sistemul dvs. de înregistrare pentru numărul de documente pe care le aveți în fiecare categorie.

Utilizați folderele Manila și creați un folder pentru fiecare document în parte din fiecare categorie. Plasați folderele în secțiunea de fișiere atârnate colorate corespunzătoare

Dacă ați achiziționat un liant mare cu trei inele și inserții de filă, etichetați filele cu aceleași nume de înregistrare, perforați toate documentele și organizați-le. Dacă hârtiile nu pot fi perforate, puneți-le în interior și într-un dosar.

Dacă documentația nu este lucrul tău, acesta poate fi un moment de eliberare. Puteți scana toate aceste documente, le puteți salva pe un hard disk și apoi mărunțiți originalele.

Dar folosiți-vă propria discreție, deoarece unele documente sunt mai bine păstrate. Păstrați originalele tuturor documentelor vitale. Folosește-ți cea mai bună judecată asupra celorlalți. Majoritatea instituțiilor financiare sunt fericite atunci când mergi fără hârtie.

Întreținere continuă

După ce lucrările dvs. importante sunt organizate, păstrați-le astfel. În fiecare lună când plătiți facturile, depuneți orice documente noi în secțiunea corespunzătoare a sistemului dvs. de înregistrare. În același timp, căutați orice documente pe care le-ați eliminat din sistem în cursul lunii care ar putea fi în afara sistemului de înregistrare. Re-arhivați-le. Cel puțin de două ori pe an, revizuiți documentele din sistemul dvs. de arhivare pentru a vedea dacă poate fi eliminat vreunul. Un program bun de urmat este la primul an calendaristic și la sfârșitul fiecărui an școlar.

Cu puțin efort, puteți culege beneficii pe termen lung și puteți economisi timp organizând documentele dvs. importante pe hârtie.