Ghiduri profesionale de scriere a scrisorilor și e-mailurilor
Conţinut
- Ghiduri profesionale de scriere a scrisorilor și e-mailurilor
- Informatii de contact
- Salut
- Corpul scrisorii
- Închidere
- Semnătură
- Cum se adresează o scrisoare
- Formatarea corespondenței
- Ghiduri de scriere a scrisorilor
- Exemple și șabloane
- Corecție corectă și verificare ortografică
Care este cel mai bun mod de a scrie o scrisoare profesionistă - cu o scrisoare de hârtie sau un e-mail? Unul chiar nu este mai bun decât celălalt. În unele cazuri, are sens să comunicați prin e-mail și, uneori, este posibil să fie nevoie să trimiteți o scrisoare tradițională tipărită, tipărită și semnată. Oricare alegeți, este important să urmați cele mai bune recomandări profesionale de scriere a scrisorilor și e-mailurilor și a formatului.
Email-ul este mai rapid și mai ușor, dar unele mesaje de e-mail nu se deschid niciodată și, în funcție de cine scrieți și de ce scrieți, vi se poate solicita să trimiteți o scrisoare scrisă și semnată sau chiar să o încărcați online.
Tipul de mesaj pe care îl alegeți depinde de cine comunicați și de scopul corespondenței dvs.
Ghiduri profesionale de scriere a scrisorilor și e-mailurilor
Toate scrisorile bine scrise includ mai multe secțiuni. Informațiile pe care le includeți în fiecare secțiune și formatul general depinde dacă trimiteți o scrisoare tastată sau un mesaj de e-mail.
Este esențial să cunoașteți diferitele părți ale unei scrisori și ce ar trebui să fie enumerate în fiecare. De asemenea, trebuie să știți cum să vă adresați și să semnați comunicațiile atât prin tastare, cât și prin e-mail. Diferitele părți ale unei scrisori sunt următoarele:
- Informatii de contact
- Salutări (salut)
- Corpul scrisorii
- Închidere
- Semnătură
Informatii de contact
Modul în care includeți informațiile dvs. de contact va fi diferit în funcție de modul în care vă trimiteți scrisoarea. Într-un mesaj de e-mail, informațiile dvs. de contact vor fi la sfârșitul mesajului, în timp ce într-o scrisoare scrisă, informațiile dvs. de contact se află în partea de sus a paginii. Iată ce să includeți în secțiunea cu informațiile de contact, plus eșantioane atât pentru scrisori tastate, cât și pentru e-mailuri.
Salut
Salutul este secțiunea de felicitare a scrisorii dvs. cu ceva de genul „Dragă domnule Peterson” sau „Pentru cine poate să se preocupe”. Iată o listă de exemple de salut de scrisori care funcționează bine pentru corespondența profesională.
Corpul scrisorii
Corpul scrisorii dvs. va include câteva paragrafe. Primul alineat ar trebui să includă o introducere și o scurtă explicație a motivului dvs. pentru scris. Al doilea paragraf (și toate alineatele următoare) ar trebui să explice în continuare motivele dvs. de scriere. Ultimul paragraf trebuie fie să solicite acțiunea cititorului, dacă solicitați ceva, fie să precizeze modul în care veți urmări. Asigurați-vă că clarificați scopul scrisorii dvs. Cititorul va trebui să știe ce cereți și cum vă pot ajuta. Sau, dacă oferiți servicii sau asistență, asigurați-vă că este clar ce puteți oferi.
Închidere
O scrisoare este închisă cu un termen de „Salutări bune” sau „Cu stimă”, urmată de virgulă, apoi semnătura dvs. dacă trimiteți o scrisoare dactilografiată. Dacă trimiteți un mesaj de e-mail, introduceți pur și simplu numele după închidere.
Semnătură
Atingerea finală a scrisorii dvs. este semnătura dvs., care, într-un mesaj de e-mail, va include informațiile de contact.
Cum se adresează o scrisoare
Este important să vă adresați persoanei pe care o scrieți în mod formal, dacă nu le cunoașteți foarte bine.
Formatarea corespondenței
Acum că aveți toate informațiile pe care trebuie să le includeți în mesajul dvs., consultați formatul standard pe care îl folosiți pentru scrisori și mesaje de e-mail.
Ghiduri de scriere a scrisorilor
Următorul pas este să vă ștergeți scrisoarea. Ar trebui să existe mult spațiu între paragrafe și partea de sus și jos a paginii. De asemenea, doriți să selectați un stil și dimensiunea lizibile, profesionale și dimensiunea fontului. Ceea ce spui va depinde de motivul pentru care scrii, așa că ai grijă să-ți adaptezi scrisoarea pentru a se potrivi situației tale personale și profesionale.
Exemple și șabloane
Utilizarea unui șablon este o modalitate excelentă de a începe propria scrisoare sau mesaj de e-mail, deoarece începeți cu formatul de bază în loc. Pur și simplu completați informațiile dvs. în secțiunea corespunzătoare a scrisorii.
Analizarea exemplelor este utilă, de asemenea, pentru că veți primi idei despre ce să spuneți în propria corespondență.
Corecție corectă și verificare ortografică
În cele din urmă, înainte de a tipări sau încărca scrisoarea sau trimite mesajul dvs. de e-mail, verificarea ortografică, verificarea gramaticală și citirea corectă a acesteia.
Un sfat pentru a vă asigura că nu există erori este să îl citiți cu voce tare. Puteți observa greșelile pe care le-ați ratat doar citind.
