Practicile de gestionare a ședințelor ajută la îmbunătățirea productivității

Conţinut

• Cheia de administrare a ședinței - Stand PAT
• Începeți întâlnirile la timp
• Mențineți reuniunea pe subiect
• Păstrați și distribuiți note / procese verbale
• Linia de jos

Ne petrecem o mulțime de vieți de muncă în cadrul întâlnirilor. În multe cazuri, practicile slabe de gestionare a ședințelor au ca rezultat utilizarea neproductivă a timpului participanților. Într-un articol conex, vă oferim îndrumări pentru transformarea a cinci scenarii comune de întâlnire în evenimente productive. Iată idei suplimentare pentru a sprijini consolidarea utilității, productivității și impactului reuniunilor.

Cheia de administrare a ședinței - Stand PAT

Unii manageri angajează un P.A.T. abordarea întrunirilor, necesitând a Purpose, an Agenda, și a Timeframe. Armarea participanților cu aceste puncte de context critice înainte de sesiune asigură faptul că oamenii se pregătesc să participe și să susțină intenția generală a întâlnirii. Un clar P.A.T. conturul ajută la asigurarea unei sesiuni productive.

Ar trebui să puteți defini scopul întâlnirii în cel mult 1 sau 2 propoziții. "Această întâlnire este de a planifica noua campanie de marketing" sau "această întâlnire este de a revizui noua politică de transport pentru returnări." Scopul ajută la asigurarea fiecăruia știe de ce sunt acolo, ce trebuie făcut și cum să ghideze progresul și să conducă la o concluzie.

Stabiliți o agendă. Enumerați elementele pe care urmează să le analizați / discutați / inspectați. Ne place să alocăm o limită de timp fiecărui punct de pe ordinea de zi (vezi mai jos) și să identificăm persoana care este responsabilă de moderarea discuției. Stabiliți un interval de timp; cel puțin setează ora de început și sfârșit. De asemenea, vă recomandăm să setați o durată pentru fiecare punct din ordinea de zi. Acestea ar trebui să corespundă perioadei generale de întâlnire.

Începeți întâlnirile la timp

Dacă lucrați într-una din culturile în care oamenii se confruntă cu întâlniri până la cinci sau zece minute după ora de începere programată, este timpul să începeți o nouă tendință. O firmă îi încurajează pe managerii săi să închidă ușa la ora de început programată, iar cei care întârzie să nu fie prezenți. Cu toate că acest lucru poate fi mai draconic decât vă pasă să acționați, nu ar trebui să aveți calitatea de a aduce ședința la comandă, de a revizui scopul și de a confirma așteptările și calendarul.

Nu așteptați să apară străinii. Când cineva ajunge cu întârziere, nu te întoarce și revizuiește ceea ce a fost deja acoperit. Continuați cu subiectele de întâlnire. Acest lucru va fi penibil pentru persoanele străine și va îmbunătăți șansele ca acesta să ajungă la timp la următoarea ședință.

Dacă organizatorul / sponsorul întâlnirii nu apare la timp, luați în considerare ședința anulată și reveniți la lucru. O perioadă de așteptare de cinci până la șapte minute este rezonabilă. Probabil că organizatorul întâlnirii a întâmpinat o dificultate neașteptată și ar prefera să nu pierdeți timpul așteptându-l.

Mențineți reuniunea pe subiect

O bună practică este de a atribui cuiva rolul de a ține pe toată lumea pe urmele pe parcursul întâlnirii. Prea adesea, discuțiile sunt în derivă și apoi se degradează într-un vârtej de opinii, idei, fapte și emoții. În schimb, atribuiți rolul și informați-i pe toți cei prezenți că acest individ va intercepta dacă și când discuția va ieși de pe ordinea de zi și punctul specific de discuție. În unele firme, acest rol este menționat ca „trafic de trafic”, în altele, „deținător de subiecte”. Indiferent de etichetă, rolul este extrem de util în consolidarea eficacității și productivității întâlnirilor dvs.

Dacă apar subiecte suplimentare care sunt în afara agendei, dar importante pentru a fi discutate, acestea ar trebui să fie clar capturate și plasate în „parcare” pentru examinare și discuții viitoare sau pentru o întâlnire discretă. Proprietarul ședinței își rezervă dreptul de a permite o discuție divergentă minoră dacă sprijină scopul general al ședinței.

Păstrați și distribuiți note / procese verbale

Cineva, în afară de organizatorul întâlnirii, trebuie să țină minute de ședință. O bună înregistrare a proceselor verbale va include:

• Ora întâlnirii, data, locația
• Descrierea scopului
• Copie de pe ordinea de zi
• Lista participanților și lista celor care nu au participat
• O listă sumară detaliată a concluziilor, a acțiunilor, a responsabilităților și a datelor pentru finalizare Mulți notari utilizează agenda ca ghid pentru listarea concluziilor și acțiunilor.
• Reuniune planificată de urmărire, dacă este nevoie cu adevărat.

În mod ideal, distribuiți notele de ședință cât mai curând posibil după încheierea ședinței și absolut într-o zi lucrătoare. Procesele verbale și notele servesc ca un memento important pentru participanți, precum și o sursă de informații pentru alți părți interesate sau pentru cei care au ratat întâlnirea. Procesele-verbale sunt un instrument excelent pentru a reaminti oamenilor și echipelor acțiunile lor de urmărire angajate.

Linia de jos

Este posibil ca o întâlnire să aibă ca rezultat un rezultat pozitiv, contribuind la propulsarea proiectelor și a oamenilor înainte, pur și simplu nu contați pe asta. Câteva sârguințe și întărirea deliberată a tehnicilor dvs. de gestionare a ședințelor vă vor îmbunătăți șansele de a conduce un rezultat excelent.