Utilizarea reperelor în managementul proiectelor

Conţinut

• Când să folosești reperele proiectului
• Cât de frecvent să puneți repere în planul dvs.
• Cât de repere sunt reprezentate în graficul dvs. Gantt
• Cum să denumiți repere
• Cum să vă semnați reperele
• Utilizarea reperelor pentru comunicare

Una dintre caracteristicile definitorii ale unui proiect este că acesta durează o perioadă determinată de timp. Aceasta ar putea fi orice, de la câteva săptămâni până la câțiva ani și, în unele cazuri, pentru proiecte de construcții pe scară largă sau lucrări publice, zeci de ani.

Pentru a urmări progresul pe parcurs și a se asigura că rezultatele cheie sunt realizate în conformitate cu calendarul, managerii de proiect utilizează repere.

O etapă de proiect este o sarcină cu o durată de zero care semnifică realizarea în proiect. Acestea sunt utilizate ca o modalitate de a arăta mișcarea și progresul înainte și de a arăta oamenilor ce se întâmplă, chiar dacă nu au cunoștințe detaliate despre sarcinile implicate pentru a ajunge acolo. În acest sens, sunt foarte utile pentru comunicarea părților interesate și stabilirea așteptărilor.

Când să folosești reperele proiectului

Reperele în managementul proiectului sunt utilizate pentru a marca:

• Începutul fazelor semnificative de lucru
• Sfârșitul fazelor semnificative de lucru
• Termenele limită
• Când se ia o decizie importantă
• Alte puncte fixate în timp care trebuie să apeleze special

Cât de frecvent să puneți repere în planul dvs.

Un curs de pregătire ar putea recomanda introducerea reperelor în planul dvs. o dată pe lună. Aceasta este bine și o regulă bună, dar trebuie să vă folosiți de judecata profesională. Unele luni ar putea avea o mulțime de activități, întâlnirile importante fiind marcate ca repere, luarea deciziilor și închiderea unei faze și începerea alteia.

În alte luni s-ar putea să vă concentrați asupra execuției, cu foarte puțin, dacă este ceva, pe care puteți agăța un punct de reper.

În scopuri de raportare, este util să se creeze un motiv pentru a avea un punct de reper cel puțin o dată în fiecare ciclu de raportare.

Cât de repere sunt reprezentate în graficul dvs. Gantt

Pietrele repere sunt una dintre componentele unui grafic Gantt și sunt prezentate pe grafic ca un diamant. Acestea nu sunt arătate ca o sarcină normală, deoarece au o durată de zero: cu alte cuvinte, nu ocupă niciun timp. În scopul planificării pe un grafic Gantt, acestea se întâmplă doar.

Dacă nu utilizați diagrame Gantt, puteți folosi în continuare repere. Iată 5 alternative la graficele Gantt: puteți încă să încorporați repere în planul dvs. folosind acestea.

Dacă doriți să vă mențineți organizat personal și software-ul dvs. de gestionare a proiectelor nu este complet integrat în calendarul dvs., puteți copia și insera datele cheie în jurnal. În funcție de modul în care îți place să lucrezi, acest lucru îți poate reaminti ce ar trebui să apară.

Cum să denumiți repere

Reperele ar trebui să aibă o descriere clară a programului proiectului dvs., dar nu una care să implice că sunt o sarcină. Deci nu ar trebui să li se spună „Obțineți un acord pentru a trece în faza 2”, ci „începe faza 2”. Dacă doriți să reflectați efortul de a obține acordul pentru a trece în faza 2, adăugați o sarcină chiar înainte de reperul pentru a-l acoperi.

Reperele trebuie să descrie momentul în care ele reprezintă astfel:

• Faza de testare finalizată
• PID aprobat
• Contract semnat

Mulți manageri de proiect aleg să își numeroteze reperele pentru o ușurință de referință. Dacă utilizați o structură de defecțiune a lucrării, puteți utiliza numerotarea din acea. În caz contrar, este bine să folosești M1, M2 și așa mai departe pentru a clarifica la ce te referi. O structură clară de denumire devine mai importantă pe măsură ce numărul de repere crește, așa că gândiți-vă cum veți face acest lucru dacă proiectul dvs. va parcurge câteva luni.

Cum să vă semnați reperele

Punctele de referință fac parte din programul proiectului dvs., așa că atunci când programul dvs. este bazat pe linie, ar trebui să luați în considerare reperele dvs. anulate.

Dacă trebuie să schimbați datele de reper, atunci ar trebui să utilizați procedura de control standard a modificărilor pentru a face ajustări la planul dvs. Acest lucru poate fi la fel de ușor ca să discutați cu sponsorul proiectului și să-i anunțați de ce trebuie să se schimbe datele sau la fel de formală ca să alcătuiți un nou program recomandat și să îl duceți la un comitet de planificare pentru a fi ratificat.

Cel mai bine este să aflați care va fi procesul dvs. de semnare a punctului de reper, dacă este cazul, înainte de a fi necesar să îl utilizați, astfel încât să nu pierdeți niciun moment când trebuie să faceți o schimbare.

Utilizarea reperelor pentru comunicare

Reperele sunt utile pentru comunicare și raportare, deoarece reprezintă punctele minime de control din plan. Cu alte cuvinte, dacă ați îndeplini toate celelalte sarcini, puteți vedea în continuare ce se întâmplă și puteți continua proiectul să avanseze folosind doar reperele.

Ar trebui să puteți extrage reperele și să le puneți pe un tablou de bord sau un raport de proiect. Ei ar trebui să spună povestea proiectului în detalii suficiente pentru a satisface persoanele la care raportați, în mod normal, sponsorul proiectului sau un alt grup executiv, cum ar fi grupul director (sau consiliul de proiect). În fiecare lună sau la frecvența de raportare pe care o utilizați, puteți arăta care sunt etapele realizate.

Raportarea împotriva reperelor este destul de simplă și este adesea făcută ca un tabel. Enumerați descrierea punctului de reper, data la care s-a scurs și apoi noua dată prognozată. Când reperul este atins și poate fi marcat ca fiind complet, adăugați și data respectivă. Sperăm că va fi aceeași cu data prevăzută, dar proiectele nu funcționează întotdeauna așa.

Un tabel ca acesta face evident ceea ce a fost finalizat și ceea ce este remarcabil. Veți putea planifica răspunsul la întrebarea: „De ce nu am reușit să atingem acea etapă?” înainte de a merge și să vă întâlniți cu sponsorul sau să trimiteți raportul.

Când planul dvs. de proiect este foarte lung și aveți o mulțime de repere, veți găsi mai ușor să renunțați la reperele finalizate pentru fiecare ciclu de raportare. Raportați numai etapele viitoare sau finalizate în acea lună: luna viitoare scoateți tot ce s-a finalizat luna trecută, astfel încât să nu adăugați în mod constant durata întregului raport, spunându-le oamenilor despre munca despre care știu că este deja terminată.

Reperele sunt un instrument de management al proiectului cu adevărat util pentru planificare, planificare și raportare și sunt ușor de utilizat. Puneți câteva în următorul plan de proiect, urmăriți-le și veți afla că frecvența funcționează cel mai bine pentru dvs.

Ca în cazul gestionării proiectului, folosește-le flexibil pentru a oferi rezultatul dorit, folosind aceste sfaturi și orientări pentru a-ți informa propriile decizii.