Cum să organizezi un eveniment media de succes

Conţinut

• Începeți cu un comunicat de presă
• Urmăriți apelurile telefonice
• Planificați-vă cu atenție timpul evenimentului
• Nu încercați și faceți totul
• Facilități introducerea (și ieșirea)
• Luați în considerare vizual
• Nu uita nici un set de presă
• Asigurați-vă că contactul dvs. media este disponibil
• Folosiți angajații cu experiență
• Pregătiți-vă declarația dinainte
• Ce se întâmplă dacă reporterul nu se afișează?

Una dintre cele mai ușoare metode pentru compania dvs. de a primi expunere gratuită la media - adesea cunoscută drept „media câștigată” - este prin evenimente media. Fie că faceți echipă cu mai mulți sponsori pentru a-i ajuta pe cei mai puțin norocoși sau dacă organizați o conferință de presă pentru a anunța un comunicat de produs, există anumite pași pe care trebuie să îi urmați pentru a organiza un eveniment media de succes.

Începeți cu un comunicat de presă

Trimiterea comunicatului de presă va ajuta mass-media să decidă dacă povestea dvs. este suficient de vastă de acoperire. Acesta este motivul pentru care vă ajută să vă păstrați comunicatul de presă simplu și să nu utilizați niciodată un hype. Posturi și ziare caută noutăți; nu caută un spiel de vânzări.

Aveți o fereastră pentru trimiterea comunicatului de presă. Nu doriți să-l trimiteți prea devreme și apoi să fie uitați sau îngropați și nu doriți să-l trimiteți prea târziu atunci când s-ar putea ca alte povești să fi fost deja alocate, și pur și simplu nu pot încadra evenimentul dvs. în În general, cu două-trei zile înainte de evenimentul dvs. este o notificare suficient de avansată pentru a permite timpului presei să planifice reporterii.

De asemenea, doriți să vă asigurați că includeți indicații și orice instrucțiuni speciale în comunicatul de presă. Dacă sediul companiei dvs. se află într-o singură locație, dar evenimentul dvs. se află la fabrica dvs. la 30 de mile distanță, trebuie să faceți acest lucru clar în comunicat.

Urmăriți apelurile telefonice

După ce ați trimis comunicatul de presă, puteți apela redactorii la ziare sau la producătorii de la posturile de televiziune pentru a verifica că îl primesc. Asta e tot ce trebuie să întrebi.

Adesea va deschide conversația pentru a-ți spune dacă ei cred că vor putea veni sau nu. Dar chiar dacă nu, nu doriți să întrebați dacă vor veni. Vor fi acolo dacă pot, dar nu vor face niciun fel de promisiuni.

Nu uitați, veștile de ultimă oră și știrile grele le-ar putea împiedica să vină în ultimul moment. Nu vrei să-i bălăcești pentru a vedea dacă vor veni, chiar și în ziua evenimentului când stai acolo așteptând să apară reporterii.

De asemenea, doriți să urmăriți ora la care vă apelați telefonul. Sunați la zece minute înainte de 17:00. ar putea părea sfârșitul zilei pentru tine, dar pentru un producător care este de zece minute până la o știre nocturnă. Cele mai bune ore pentru apeluri sunt, în general, în jurul orei 10:00 și între 13:00 și 2:30 p.m.

Planificați-vă cu atenție timpul evenimentului

Toată lumea lucrează la termene. Ziarele au stabilit ore în care punem problema zilei următoare la culcare. Înseamnă că dacă vin la evenimentul tău la ora 17:00. joi, este posibil ca acoperirea să nu apară până sâmbătă.

Posturile de televiziune au în general o dimineață, o prânz, 5:00, 6:00, 10:00 și / sau 11:00 p.m. emisiunile de știri în timpul săptămânii, în funcție de piața TV. Obținerea acoperirii dacă evenimentul dvs. media începe la 16:00. ar putea fi foarte complicat. Nu vor urca doar în mașina lor de știri și vor conduce ca un nebun ca să îți scoată banda în aer până la ora 5:00. Există un script care trebuie scris și o casetă care trebuie editată.

Planifică-ți timpul evenimentului, astfel încât să nu fie doar convenabil pentru reporteri, dar crește și șansele de a obține o expunere mai imediată.

Nu încercați și faceți totul

Oricât de tentant ar putea deveni regizor, nu spuneți reporterului, fotografilor sau videografilor ce fotografii doriți să obțină. Doriți să stabiliți un anumit raport cu aceștia și să începeți o relație cu ziarul sau postul de televiziune. Nu veți câștiga niciun prieten spunându-le cum să își facă treaba.

Facilități introducerea (și ieșirea)

Dacă organizați evenimentul la fabrica dvs. de 50.000 de metri pătrați și zona pe care o permiteți media se află în partea din spate a clădirii, acordați-le un acces cât mai ușor posibil. Nu-i parcați în fața clădirii și apoi puneți echipamentul până la spate, dacă îl puteți ajuta. Dacă există o modalitate de a conduce către spate, anunțați mass-media direcțiile de conducere din comunicatul de presă și marcați clar calea la sosirea lor.

De asemenea, doriți să luați în considerare ce zonă a instalației dvs. este strict în afara limitelor. De exemplu, dacă nu puteți evita o plimbare lungă, doriți cu adevărat ca mass-media să parcurgă întreaga clădire cu ajutorul camerelor? Asta nu înseamnă că vor începe să filmeze ce vor. Însă multe companii au politici stricte cu privire la modul în care camerele și non-angajații pot merge din motive de proprietate.

Luați în considerare vizual

Gândiți-vă cu atenție la vizuale. Oferiți mass-media o experiență cât mai practică posibil. A vorbi despre un produs timp de o jumătate de oră și apoi a face referire la imaginea din broșură este ceva pentru care mass-media nu trebuie nici măcar să apară. Amintiți-vă, transmit informațiile vizuale către clienții dvs. potențiali - spectatorii sau cititorii lor - așa că este important să țineți cont de publicul dvs. astfel încât să puteți obține acoperirea de care aveți nevoie.

Nu uita nici un set de presă

Includeți informațiile despre evenimentul dvs. și transmiteți-le mass-media. Această informație îi va ajuta să scrie povestea, dar, de asemenea, te va ajuta să ai mai mult control asupra știrii, deoarece le furnizezi informațiile cruciale.

Asigurați-vă că contactul dvs. media este disponibil

Nu uitați să faceți contactul dvs. media disponibil pentru întrebări. Dacă un reporter are întrebări suplimentare, trebuie să poată pune rapid contactul pe media. Asigurați-vă că includeți numărul de telefon al contactului media și orice alte informații de contact în setul de presă.

Folosiți angajații cu experiență

Nu trebuie să vă limitați purtătorii de cuvânt ai evenimentului dvs. la propriul contact media. Dacă un angajat poate oferi un sunet mai bun, deoarece a avut mai multă experiență în dezvoltarea și colaborarea cu un anumit produs, pune-le la dispoziție pentru întrebări.

Pregătiți-vă declarația dinainte

Dacă intenționați să vorbiți cu aparatul foto sau cu un reporter de ziar, gândiți-vă la ce doriți să spuneți înainte de timp. Vă poate ajuta să aveți un prieten care nu este familiarizat cu afacerea dvs. pentru a citi setul de presă și a pune întrebări pe care le au. Din aceste întrebări, precum și din unele idei de brainstorming, veniți cu o listă de răspunsuri. Nu vrei să sune repetat, dar nici nu vrei să sune nepregătit sau să spui „Umm ...” foarte multe.

De asemenea, doriți să luați în considerare diferitele tipuri de medii. Ziarul are nevoi diferite de televiziune și invers. Un reporter de ziar ar putea să vă adreseze întrebări care sunt mult mai diferite decât un reporter TV. Fiecare suport are diferite modalități de a vă prezenta știri, astfel încât acestea vor avea nevoie de tipul care se potrivește cel mai bine publicului lor.

Ce se întâmplă dacă reporterul nu se afișează?

Postul sau ziarul poate trimite foarte bine un fotograf sau videograf în locul unui reporter. Asta nu înseamnă că povestea ta nu este importantă pentru ei. Nu ar fi acolo dacă nu ar intenționa să vă ofere povestea dvs., așa că tratați pe cine apare foarte bine.

Dacă un videograf își bagă echipamentul, nu le înmânează un kit de presă atunci. Oferiți-o să o transportați pentru ei până când au reușit să obțină fotografiile de care au nevoie. Tratarea lor ca un cetățean de clasa a doua îl va face înapoi la stație și v-ar putea răni șansele de acoperire viitoare.