10 pași critici pentru a fi incluși într-un plan de proiect
Conţinut
- Obiectivele proiectului
- Domeniul de aplicare al proiectului
- Reperele și marile produse livrabile
- Structura defalcării lucrărilor
- Buget
- Planul de resurse umane
- Planul de gestionare a riscurilor
- Planul de comunicare
- Planul de gestionare a părților interesate
- Planul de gestionare a schimbărilor
Un plan de proiect este punctul culminant al unei planificări meticuloase de către un manager de proiect. Documentul principal este cel care ghidează modul de derulare a unui proiect, în conformitate cu intențiile managerului pentru fiecare față-cheie a proiectului. Deși planurile de proiect diferă de la companie la companie, există zece elemente critice sau pași care ar trebui să fie incluși într-un plan de proiect eficient pentru a evita confuzia și improvizația forțată în faza de execuție a proiectului.
Obiectivele proiectului
Obiectivele proiectului sunt definite într-o cartă a proiectului, dar ar trebui să fie incluse și în planul de proiect pentru a explica în continuare obiectivele proiectului sau pentru a include carta ca anexă. Indiferent de modul în care un manager de proiect alege să încorporeze obiectivele în planul de proiect, important este să menținem o legătură clară între harta proiectului - primul document cheie al proiectului - și al doilea document cheie al proiectului, planul său de proiect.
Domeniul de aplicare al proiectului
La fel ca obiectivele proiectului, domeniul de aplicare este definit în statut și ar trebui să fie perfecționat în planul de proiect de către managerul de proiect. Prin definirea domeniului de aplicare, managerul de proiect poate începe să arate cum va arăta obiectivul sau produsul final la final. Dacă domeniul de aplicare nu este definit, acesta poate fi extins pe tot parcursul proiectului și poate duce la depășiri de costuri și termene pierdute.
De exemplu, dacă conduceți o echipă de marketing pentru a crea o broșură pentru linia de produse a unei companii, ar trebui să indicați câte pagini va fi și să oferiți exemple despre aspectul produsului finit.
Pentru unii membri ai echipei, o broșură poate însemna două pagini, în timp ce alții ar putea considera că zece pagini sunt adecvate. Definirea domeniului de aplicare poate obține întreaga echipă pe aceeași pagină la început.
Reperele și marile produse livrabile
Realizările cheie pentru un proiect se numesc repere, iar produsele cheie de lucru sunt denumite produse importante. Amândoi reprezintă marile componente ale muncii unui proiect. Un plan de proiect ar trebui să identifice aceste elemente, să le definească și să stabilească termene pentru finalizarea acestora.
Dacă o organizație angajează un proiect pentru a dezvolta un software nou, livrările majore ar putea fi lista finală a cerințelor de afaceri și modul de implementare a acestora.
În urma acestora, proiectul ar putea avea repere pentru finalizarea proiectării, testarea sistemului, testarea acceptării utilizatorilor și data lansării software-ului. Aceste repere au produse de lucru asociate acestora, dar sunt mai multe despre procese decât produsele în sine.
Reperele și termenele majore de livrare nu trebuie să fie date exacte, dar cu cât sunt mai precise, cu atât mai bine. Datele precise îi ajută pe managerii de proiect să descompună mai precis structurile de lucru.
În această etapă a planului, veți crea repere astfel încât să puteți lua livrabile mari sau la nivel înalt și să le descompuneți în mici livrări, care pot fi conturate în pasul următor.
Structura defalcării lucrărilor
O structură de defalcare a lucrărilor (WBS) deconstruiește etapele și rezultatele majore ale unui proiect în bucăți mai mici, astfel încât unei persoane i se poate atribui o responsabilitate pentru fiecare fațetă. În dezvoltarea structurii defalcării lucrărilor, managerul de proiect ia în considerare mulți factori precum punctele tari și punctele slabe ale membrilor echipei de proiect, interdependențele dintre sarcini, resursele disponibile și termenul general al proiectului.
Managerii de proiect sunt responsabili în cele din urmă de succesul proiectului, dar nu pot face singură munca. WBS este un instrument pe care managerul de proiect îl folosește pentru a asigura responsabilitatea proiectului, deoarece îi spune sponsorului proiectului, membrilor echipei de proiect și părților interesate care sunt responsabili de ce. Dacă managerul de proiect este preocupat de o sarcină, ei știu exact cu cine să se întâlnească cu privire la această problemă.
Buget
Bugetul unui proiect arată câți bani sunt alocați pentru finalizarea proiectului. Managerul de proiect este responsabil de diseminarea corespunzătoare a acestor resurse. Pentru un proiect care are furnizori, managerul de proiect asigură finalizarea livrărilor conform condițiilor contractuale, acordând o atenție deosebită calității. Unele bugete de proiect au legătură cu planul de resurse umane.
Este important să stabiliți costurile pentru fiecare punct de reper și livrabile, analizând cât timp este necesar și costul forței de muncă implicat pentru finalizarea sarcinilor. Costul proiectului este legat de cât durează proiectul, ceea ce revine la domeniul de aplicare al proiectului. Domeniul de aplicare, etapele, sarcinile și bugetul trebuie să fie aliniate și realiste.
Planul de resurse umane
Planul de resurse umane arată modul în care proiectul va fi angajat. Uneori cunoscut sub numele de plan de personal, planul de resurse umane definește cine va face parte din echipa de proiect și cât de mult se angajează să își asume fiecare persoană. În elaborarea acestui plan, managerul de proiect negociază cu membrii echipei și supraveghetorii lor cu privire la cât timp poate fiecare membru al echipei să dedice proiectului. Dacă personalul suplimentar este necesar să se consulte cu privire la proiect, dar face parte din echipa de proiect, acest lucru este documentat și în planul de personal. Din nou, se consultă supraveghetorii adecvați.
Planul de gestionare a riscurilor
Multe lucruri pot merge prost într-un proiect. Deși se anticipează orice posibil dezastru sau sughiț minor este dificil, se pot prevedea multe capcane. În planul de gestionare a riscurilor, managerul de proiect identifică riscurile pentru proiect, probabilitatea de a se produce aceste scenarii și strategiile de atenuare a acestora. Pentru a formula acest plan, managerul de proiect solicită contribuții de la sponsorul proiectului, echipa de proiect, părțile interesate și experții interni.
Sunt puse în aplicare strategii de atenuare pentru riscurile care pot apărea sau au costuri mari asociate acestora. Riscurile care sunt puțin probabil să apară și cele care au costuri reduse sunt menționate în plan, chiar dacă nu au strategii de atenuare.
Planul de comunicare
Un plan de comunicare prezintă modul în care un proiect va fi comunicat diferitelor audiențe. La fel ca structura defalcării lucrărilor, un plan de comunicații atribuie responsabilitatea completării fiecărei componente unui membru al echipei de proiect.
În acest pas, este important să prezentăm modul în care problemele vor fi comunicate și rezolvate în cadrul echipei și cât de des se va face comunicarea către echipă și părțile interesate sau șeful. Fiecare mesaj are un public destinat. Un plan de comunicare ajută managerii de proiect să asigure că informațiile potrivite ajung la persoanele potrivite la momentul potrivit.
Planul de gestionare a părților interesate
Un plan de management al părților interesate identifică modul în care părțile interesate vor fi utilizate în proiect. Uneori, părțile interesate trebuie doar să primească informații. Acest lucru poate fi îngrijit în planul de comunicații. Dacă este nevoie de mai multe părți interesate, un plan de gestionare a părților interesate prezintă modul în care va fi obținut.
Planul de gestionare a schimbărilor
Un plan de gestionare a modificărilor stabilește un cadru pentru modificarea proiectului. Deși managerii de proiecte tind să dorească să evite schimbările aduse proiectului, acestea sunt uneori inevitabile. Planul de gestionare a modificărilor oferă protocoale și procese pentru efectuarea modificărilor. Pentru responsabilitate și transparență este esențial ca sponsorii de proiect, managerii de proiect și membrii echipei de proiect să urmeze planul de gestionare a schimbărilor.
