Cum să gestionați cu succes primul dvs. proiect

Conţinut

• 5 etape ale procesului de proiect:
• Pașii de bază pentru începătorii proiectului:
• Definiți domeniul de aplicare
• Determinați resursele disponibile
• Înțelegeți cronologia
• Detaliile lucrării
• Elaborarea unui plan preliminar
• Creați-vă planul de bază
• Solicitați ajustări ale proiectului
• Asamblarea echipei dvs. de proiect
• Lucrează-ți planul
• Monitorizează progresul echipei tale
• Documentează totul
• Mențineți pe toți informați
• Urmareste pasii

Tocmai ați fost responsabil de un nou proiect important. În mod clar, șeful tău oferă această oportunitate ca vot de încredere în abilitățile tale. Și în timp ce sunteți entuziasmat, aceasta este prima dată când sunteți responsabil pentru un întreg proiect.

A începe pentru prima dată este o provocare. Cu toate acestea, există modalități de a vă ajuta să vă udați picioarele. Managementul de proiect a evoluat într-un proces cu etape și pași definiți pentru a-i ghida pe cei care sunt noi în managementul de proiect către un proiect de succes.

5 etape ale procesului de proiect:

1. Inițiere: un proiect este inițiat atunci când este identificată o nevoie de schimbare
2. Planificare: planificarea lucrărilor proiectului
3. Executie: executarea lucrarii
4. Gestionarea și controlul: toate lucrările pe care le faceți în timpul proiectului pentru a monitoriza progresul
5. Închiderea: finalizarea și livrarea proiectului și amânarea echipei

Acești pași sunt identici pentru fiecare proiect. Și nu uitați, sunteți managerul de proiect, nu un supervizor de primă linie. Treaba ta este să gestionezi proiectul, nu oamenii.

Pașii de bază pentru începătorii proiectului:

În etapa de inițiere, se creează proiectul și se întocmește o carte care vă autorizează să fiți managerul de programe și să creați un lanț de raportare. Faza de planificare este aceea în care:

Definiți domeniul de aplicare

Primul și cel mai important pas în orice proiect este definirea sferei de aplicare a acestuia. Ce presupune să realizezi sau să creezi? Care este obiectivul proiectului? La fel de important este definirea a ceea ce nu este inclus în domeniul de aplicare al proiectului dumneavoastră. Dacă nu primești suficientă definiție de la șeful tău, clarifică-ți singur domeniul de aplicare și trimite-l înapoi la etaj pentru confirmare.

În timp ce acest exemplu este ușor în afara temei de afaceri, cu toții ne putem referi la o recepție de nuntă. În planificarea unei recepții de nuntă, este posibil să aveți ca scop: pregătiți o recepție de nuntă pentru 100 de invitați, completată cu cină, bar deschis, tort de nuntă și o trupă live pentru dansul până la o anumită dată, cu un cost care să nu depășească 20.000 USD.

Determinați resursele disponibile

Ce oameni, echipamente și bani veți avea la dispoziție pentru atingerea obiectivelor proiectului? Ca manager de proiect, de obicei nu veți avea control direct asupra acestor resurse, dar va trebui să le gestionați prin managementul matricei.

Managementul matricei se referă la utilizarea ierarhiei de seturi din cadrul companiei pentru a realiza ceea ce aveți nevoie. Dacă Joe lucrează pentru proiectul tău și pentru departamentul său, trebuie să asculte doi șefi. În calitate de manager de proiect, încercați să rămâneți în legătură cu supraveghetorii persoanelor sau proprietarii echipamentelor pe care le-ați împrumutat, astfel încât să puteți rezolva conflictele.

Înțelegeți cronologia

Când trebuie finalizat proiectul? Pe măsură ce vă dezvoltați planul de proiect, este posibil să aveți o anumită flexibilitate în modul de utilizare a timpului în timpul proiectului, dar, de obicei, termenele sunt fixate, ca în cazul primirii nunții. Dacă decideți să utilizați orele suplimentare pentru a respecta programul, trebuie să le calculezi în funcție de limitările bugetului tău.

Detaliile lucrării

Care sunt piesele sau componentele majore care trebuie create pentru a finaliza proiectul? De exemplu, o recepție de nuntă necesită la un nivel înalt: o sală de recepție, mâncare, băutură, tort, oaspeți și divertisment. Desigur, fiecare dintre aceste elemente mai mari poate fi defalcat în mai multe articole suplimentare. Acesta este următorul pas.

În exemplul de recepție de nuntă de mai sus, este posibil să aveți o echipă sau o persoană responsabilă de diferite componente. Lucrează cu membrii echipei pentru a preciza detaliile necesare pentru realizarea fiecărui element important.

Persoana responsabilă cu alimentele trebuie să înțeleagă opțiunile, limitările costurilor și să facă selecții care să susțină atingerea domeniului de aplicare. Enumerați pașii mai mici în fiecare dintre pașii mai mari. Câte niveluri de adâncime parcurgi în etapele de detaliere vor depinde de mărimea și complexitatea proiectului tău.

Elaborarea unui plan preliminar

Asamblați toți pașii într-un plan. O modalitate bună de a face acest lucru este să utilizați un tabel de prioritate care să identifice ce elemente trebuie să precede alte articole. Practicile formale de management de proiect necesită dezvoltarea a ceea ce se numește diagrama de rețea și identificarea căii critice. Deși acest lucru poate depăși nevoile sau nivelul dvs. de cunoștințe, problema principală este să secvenționați activitățile în ordinea corectă și apoi să alocați resurse pentru activități.

Întrebările care trebuie puse includ: Ce se întâmplă mai întâi? Care este pasul urmator? Ce pași pot continua în același timp cu resurse diferite? Cine va face fiecare pas? Cât timp va dura? Există multe pachete software excelente care vă pot automatiza multe detalii. Întrebați-i pe alții din poziții similare la ce folosesc.

Creați-vă planul de bază

Obțineți feedback cu privire la planul dvs. preliminar de la echipa dvs. și de la orice alte părți interesate. Ajustați-vă calendarul și programele de lucru pentru a se potrivi proiectului în timpul disponibil. Efectuați toate ajustările necesare la planul preliminar pentru a produce un plan de bază.

Solicitați ajustări ale proiectului

Nu este aproape niciodată suficient timp, bani sau talent alocat unui proiect. Treaba ta este să te potrivești cu resursele limitate pe care le ai. Cu toate acestea, există adesea limite plasate pe un proiect care sunt pur și simplu nerealiste. Trebuie să vă faceți cazul și să-l prezentați șefului dvs. și să solicitați ca aceste limite nerealiste să fie schimbate. Cereți modificările la începutul proiectului. Nu așteptați până când nu aveți probleme pentru a cere modificările de care aveți nevoie.

Când ați început să achiziționați resurse și să procurați materialele necesare, sunteți în faza de execuție. În această fază sunteți și:

Asamblarea echipei dvs. de proiect

Adunați oamenii din echipa dvs. și începeți un dialog. Ei sunt experții tehnici. De aceea, supervizorul lor funcțional i-a atribuit proiectului. Treaba ta este să conduci echipa.

Lucrează-ți planul

Elaborarea planului este importantă, dar planul poate fi schimbat. Aveți un plan de conducere la serviciu în fiecare dimineață. Dacă o intersecție este blocată de un accident, vă schimbați planul și mergeți altfel. Procedați la fel cu planurile proiectului. Schimbați-le după cum este necesar, dar păstrați întotdeauna domeniul de aplicare și resursele.

Pe măsură ce planul dvs. se desfășoară și munca este realizată, intrați în faza de monitorizare și control. În această fază, lucrați pentru a controla costurile, resursele și calitatea, precum și:

Monitorizează progresul echipei tale

Veți face puține progrese la începutul proiectului, dar începeți apoi să monitorizați ceea ce toată lumea face oricum. Acest lucru va facilita identificarea problemelor înainte de a deveni probleme.

Documentează totul

Să țină o evidență. De fiecare dată când vă schimbați planul de bază, scrieți care a fost schimbarea și de ce a fost necesară. De fiecare dată când se adaugă o nouă cerință la proiect scrieți de unde a venit cerința și modul în care a fost ajustat calendarul sau bugetul. Nu vă puteți aminti totul, așa că scrieți-le și veți putea să le analizați la revizuirea finalului de proiect și să aflați de la ele.

Mențineți pe toți informați

Mențineți toți părțile interesate din proiect cu privire la progres. Spuneți-le despre succesul dvs. pe măsură ce completați fiecare punct de reper, dar informați-le despre probleme imediat ce apar.

De asemenea, țineți-vă echipa la cunoștință. Dacă se iau în considerare schimbările, spuneți echipei despre ele cât de mult puteți înainte. Asigurați-vă că toți cei din echipă sunt conștienți de ceea ce fac toți ceilalți.

Urmareste pasii

Nu trebuie să fii manager de proiect formal pentru a conduce o inițiativă a proiectului. Cu toate acestea, ar trebui să aplicați instrumentele, logica și pașii managementului de proiect pentru a vă clarifica obiectivele, a detalia lucrările și a construi o echipă pe care să o executați în timp ce gestionați totul.