Utilizarea organigramei ca instrument de management

Conţinut

• Grafice de organizare „standard”
• Graficele organizatorice confuze
• Organigramele ca instrument de management
• Felul în care ar trebui să fie făcut
• Felul în care ar trebui să fie un grafic

Organigrame, sau Organigrame pe scurt, sunt utilizate pentru a arăta oamenilor structura dorită a unei organizații. Se presupune că această organizație „formală” reflectă structura de putere a companiei. Uneori, Organigrafele servesc doar pentru a confunda oamenii în ceea ce privește structura. Acest lucru nu este, de obicei, intenționat, ci mai degrabă REFLECTĂ confuzia persoanelor implicate.

Cu toate acestea, este posibil să utilizați și un Org Chart ca instrument de management, pentru a continua realizarea obiectivelor organizației dvs. Vom examina exemple tipice de diagrame organice „standard”. Vom analiza Graficele Org confuze. În cele din urmă, vom discuta despre utilizarea Org Chart ca instrument de management.

Grafice de organizare „standard”

Graficele standard de organe sunt de obicei utilizate pentru a arăta oamenilor structura dorită a organizației. Se presupune că această organizație „formală” reflectă structura de putere a companiei. Adesea, aceasta reflectă doar structura de responsabilitate. Puterea reală în organizație urmează adesea linii de comunicații în loc de linii din Org Chart.

Graficele sunt de obicei piramidale. Ei arată persoana responsabilă în partea de sus. Mai jos sunt subordonate grupate, de obicei în căsuțe progresiv mai mici. De obicei, persoanele afișate la același nivel orizontal în Org Chart sunt percepute a fi „colegi” în cadrul organizației.

Această diagramă organică a Departamentului de Informatică al Colegiului Imperial (DOC) este tipică graficului piramidal. Șeful departamentului are cinci directori care îi raportează direct, plus un șef adjunct și un comitet de căutare. Fiecare dintre directori își prezintă rapoartele directe prezentate în ovalele verzi de sub comisiile lor.

Graficele organizatorice confuze

Uneori, Org Chart-urile pot confunda oamenii cu privire la structura cu adevărat. Acest lucru nu este de obicei intenționat, ci reflectă mai degrabă confuzia persoanelor implicate. Dacă nu sunteți sigur de relațiile funcționale ale grupului sau dacă acestea se schimbă frecvent, este practic imposibil să le diagramați cu exactitate.

Poate că cel mai obișnuit loc pentru a găsi Org Charts confuz este în guvernul federal al SUA. Graficul Org pentru divizia de informatică și matematică a laboratorului național Oak Ridge nu transmite rapid o înțelegere a structurii organizației. Pare să sugereze că unsprezece funcții se raportează direct la director.

Deși intervalul de control (numărul de rapoarte directe pe care un manager le poate supraveghea eficient) variază considerabil, este greu de crezut că aceasta este o organizație care funcționează optim. Unii dintre liderii funcțiilor sunt probabil „mai egali”. Dacă ar fi să graficăm fluxul de comunicații în cadrul acestei organizații și cantitatea de timp petrecută de fiecare subordonat cu directorul, unele dintre rapoartele directe ar trebui probabil să fie reclasificate ca subordonate ale altor funcții.

Organigramele ca instrument de management

Organele grafice sunt de obicei un dispozitiv reactiv, mai degrabă decât unul proactiv. Am creat o organizație sau am permis ca una să evolueze și a crescut. Nu mai este clar pentru persoanele din cadrul organizației sau pentru persoanele cu care interacționează, cine este responsabil pentru ce. Așa că întocmim o grămadă de cutii și linii pentru a arăta tuturor celor care fac ce. Apoi adăugăm linii în linie și dispozitive artificiale similare pentru a arăta că ceea ce am desenat prima dată nu este întotdeauna cazul.

O opțiune mai bună este, totuși, să creezi un Org Chart care să reflecte unde doriți ca organizația să meargă, decât să reflecte pur și simplu cum este acum. Dacă doriți o organizare plană și orizontală, desenați Org Chart în acest fel. Arătați că șase sau opt (sau chiar unsprezece așa cum am văzut mai sus) administratorii raportează către VP. Arătați că toți cei zece programatori se raportează direct la Project Manager.

Dacă organizația dvs. se bazează pe cercuri de calitate sau echipe de producție pentru a-și îndeplini misiunea, ar trebui să arătați acest lucru în graficul Org. Nu vă simțiți constrânși să se lipească de grupări orizontale și linii verticale. Dacă angajații dvs. vor înțelege mai clar rolurile lor făcând acest lucru, puteți utiliza cercuri, triunghiuri inversate sau orice altceva aveți nevoie.

Există multe produse software pe piață care vă ajută să arătați cum doriți ca organizația dvs. să funcționeze. OrgPlus este un exemplu de tipuri de instrumente care pot fi utilizate pentru a clarifica multe aspecte ale afacerii, inclusiv Organigrame.

Felul în care ar trebui să fie făcut

Exemplul de mai jos este reprezentarea unui grafic Org, care m-a impresionat foarte mult. Acesta a fost lansat într-o nouă eră pentru o companie care a necesitat acțiuni creative și noi din partea tuturor angajaților săi.

Prezintă clar structura orizontală plană destinată încurajării comunicării și inovării. Acesta arată clar echipa formată din primii doi ofițeri, indicând ceea ce se așteaptă angajații. Cu toate acestea, păstrează liniile fără echivoc ale responsabilității finale. Președintele conduce clar compania, dar toți ceilalți știu că trebuie să își facă partea pentru a reuși.

Felul în care ar trebui să fie un grafic

Este încă prea devreme pentru a afla dacă această diagramă Org va avea efectul dorit. A fost în vigoare doar câteva săptămâni. Cu toate acestea, ofițerii companiei au folosit-o în mod clar ca instrument de management eficient pentru a ajuta conducerea organizației lor către noile sale obiective.