3 Scenarii atunci când comunicați online nu este corect

Conţinut

• Evitați lovirea Trimiteți pentru a rezolva conflictele
• Evitați să loviți să trimiteți când sunteți supărat
• Evitați lovirea Trimiteți pentru a trimite vești proaste

Există atât de multe moduri în care comunicăm online. Există e-mail, mesagerie text sau mesaje prin una dintre numeroasele aplicații de acolo care o acceptă. Dar utilizarea e-mailului sau a mesajelor nu este întotdeauna cel mai eficient mod de a comunica.

În anumite circumstanțe, ar trebui să le evitați. Sigur, este ușor să te ascunzi în spatele computerului și să spui ce vrei să spui prin intermediul tastaturii. Dar uneori trebuie să ieșiți în lume și să vă folosiți vocea.

Iată trei situații în care ar fi mai bine dacă nu atingeți trimiterea.

Evitați lovirea Trimiteți pentru a rezolva conflictele

Cu toții am făcut parte dintr-un e-mail sau un șir de mesaje între două părți care încearcă să rezolve o problemă. Uneori, este posibil să fiți unul dintre cei doi participanți principali sau poate sunteți pur și simplu unul dintre mulți oameni pe care cineva s-a simțit obligat să vă includă.

La fiecare răspuns la e-mail sau mesaj, problema crește. În cele din urmă, ceea ce a fost probabil o problemă relativ mică a devenit una mult mai mare. Acest lucru duce de obicei la o întâlnire față în față între cele două părți, precum și un supraveghetor sau manager pentru a rezolva conflictul.

În loc de a folosi e-mail sau mesagerie pentru a rezolva conflictul, fie chemați persoana sau programați o întâlnire față în față. Dacă ești destinatarul unui e-mail sau al unui mesaj de la altcineva care încearcă să rezolve o problemă, rezistă tentației de a răspunde prin e-mail. Ridicați telefonul sau accesați biroul celuilalt și spuneți: „Am primit e-mailul dvs. și m-am gândit că ar putea fi mai bine dacă am discutat despre situația unu-la-unu, nu prin e-mail. Aveți câteva minute de vorbă? "

Dacă e-mailul este singura dvs. opțiune, nu copiați alte persoane pe acesta. În acest fel, problema crește. Dacă sunteți la capătul unui astfel de e-mail, nu atingeți „răspundeți la toate”. Pur și simplu răspundeți numai persoanei care a trimis e-mailul. Dacă „răspundeți tuturor”, răspunsul dvs. ar trebui să spună: „Apreciez că atrageți această situație în atenția mea. Vă sun în doar un minut pentru a discuta”. Acest lucru va avertiza pe toți cei care au fost copiați că aveți grijă de situația unu-la-unu.

Evitați să loviți să trimiteți când sunteți supărat

După o situație sau interacțiune supărătoare, ceea ce avem nevoie este o perioadă de răcire. E-mailul și mesageria nu se pretează la acest lucru; este instantaneu prin design. În schimb, după ce v-ați calmat, sunați sau vizitați individul pentru a discuta situația. Dacă sunteți la capătul de primire al unui e-mail înșelător, evitați nevoia de a răspunde. Acordați-vă timp pentru a vă calma și apoi sună persoana respectivă și cere să discutați față în față.

În viitor, decideți în avans că nu veți folosi niciodată e-mail sau mesagerie atunci când sunteți supărat. Faceți din acesta un pact negociabil cu dvs. înșivă.

Dacă simți nevoia să scrii ceva când ești supărat, scrie cu mâna un mesaj. Nu-l introduceți pe e-mail chiar dacă nu intenționați să trimiteți mesajul. Nu ați fi prima persoană care a lovit accidental „trimite” în loc de butonul „salva”.

Evitați lovirea Trimiteți pentru a trimite vești proaste

Nimanui nu-i place să primească vești proaste și să primească prin e-mail sau un mesaj poate adăuga sare la rană. Ați trimis vreodată un e-mail pentru a-i spune că comanda a fost întârziată?

Dacă răspunsul la oricare dintre aceste întrebări este da, nu mai folosiți e-mail sau mesagerie pentru a comunica vești proaste.Folosirea e-mailului sau a mesajelor pentru a comunica vești proaste poate trimite mesajul care nu-ți pasă sau că problema nu este suficient de importantă pentru a-ți garanta atenția personală. Când utilizați e-mail sau mesagerie pentru a comunica vești proaste, nu aveți cum să judecați reacția persoanei. Cel mai probabil, oamenii vor fi dezamăgiți sau supărați. Dacă nu transmiteți știrile în persoană, sentimentele lor de dezamăgire pot crește și pot crea o situație și mai gravă.

În cele din urmă, atunci când utilizați e-mail sau mesagerie în acest scenariu, apareți lași. Clienții, colaboratorii, șefii și prietenii apreciază oamenii care au curajul să comunice vești proaste în persoană.

Dacă nu sunteți sigur dacă mesajul dvs. se califică ca o veste proastă pentru a vă întreba, „Aș dori să primesc un e-mail sau un mesaj cu acest tip de știri sau aș prefera să îl comunic în persoană?”. Apoi acționează în consecință.

Deși nu există niciun dubiu că e-mailul sau mesageria este un mijloc rapid și eficient de comunicare, nu este întotdeauna unul adecvat. Urmați instrucțiunile de mai sus și evitați să utilizați e-mailul sau mesajul atunci când este inadecvat pentru a face acest lucru.